IP-Telefonanlage: Ratgeber zur Auswahl einer geeigneten Lösung für Ihr Unternehmen

Der erste Schritt besteht darin, die aktuellen und zukünftigen Anforderungen Ihres Unternehmens an eine moderne Telekommunikationslösung im weiteren und Telefonanlage im engeren Sinne zu definieren. Die Beantwortung der nachfolgenden Fragen gibt Ihnen wertvolle Hinweise darauf, worauf Sie bei einer zukunftssicheren Telefonanlage achten sollten.

a.) Wie viele Leitungen und Nebenstellen werden derzeit benötigt?
Schließen Sie bei Ihren Überlegungen neben Telefonen auch alle weiteren Geräte ein, die an das System angeschlossen werden müssen, wie z. B. Faxgeräte, Türsprechstellen, Signalschranken und Kreditkartenterminals. Auch Zweigniederlassungen und mobile Mitarbeiter sollten berücksichtigt werden.

b.) Was sind die zukünftigen Bedürfnisse des Unternehmens?
Berücksichtigen Sie bei einer Expansion des Unternehmens, wie viele neue Mitarbeiter oder Niederlassungen in den nächsten drei Jahren voraussichtlich hinzukommen. Dies wird dazu beitragen, die erforderliche Skalierbarkeit des Systems im Laufe der Zeit zu bestimmen und die Anschaffung eines Systems zu vermeiden, das im Zuge der Expansion des Unternehmens zu klein wird und dann wieder ersetzt werden muss.

c.) Welche Funktionen und Optionen sind für Ihre geschäftliche Zwecke erforderlich?
Die meisten Hersteller von IP-Telefonanlagen bieten bei Ihren Systemen bereits im Grundumfang ausreichend viele Funktionen, um die gängigsten Telefonsituationen im Unternehmen abbilden zu können. Optionale Funktionen oder Applikationen, wie z.B. Unified Communications, CTI oder Call-Center Funktionalität, sind gegen Aufpreis erhältlich. Wenn Sie den Nutzen der einzelnen Funktionen kennen, können Sie die Funktionen und Optionen auswählen, die für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind. In den meisten Fällen sind die Anforderungen aber komplexerer Natur und auch der Leistungsumfang der einzelnen Telefonapplikationen ist sehr vielfältig und bisweilen unübersichtlich, so dass hier weiterführende Informationen und professionelle Beratung notwendig werden.

d.) Wie viel Anbieter- oder externe Unterstützung wird im laufenden Betrieb benötigt?
Wenn Ihr Team über IT- oder Computerkenntnisse verfügt, können Sie bestimmte IP-Telefonanlagen möglicherweise intern warten. On-Premises-IP-Telefonanlagen verfügen im Allgemeinen über eine benutzerfreundliche Schnittstelle, die es Anwendern und Administratoren ermöglicht, Anpassungen und einfache Umprogrammierungen selbständig zu bewerkstelligen. Bei komplexeren und proprietären Systemen mit Softwareapplikationen ist es üblich, die Unterstützung von Anbietern in Form eines laufenden Servicevertrags über die geplante Nutzungsdauer zu sichern. Daher sollte man sich auch die etwaigen Folgekosten hinsichtlich Servicevertrag, Konditionen bei Änderungen, Anpassungen und Erweiterungen bereits in der Angebotsphase nennen lassen. Auch die Frage nach nicht offensichtlichen (versteckte) Kosten ist legitim und unbedingt zu empfehlen, damit man eventuell spätere unschöne Überraschungen ausschließt.