Telefonanlage – Was müssen moderne TK-Systeme leisten?
Eine Telefonanlage ist ein unverzichtbares Instrument für Unternehmen jeder Größe und in jeder Branche. Moderne Telekommunikationssysteme haben jedoch weit mehr Funktionen als herkömmliche TK-Systeme und bieten eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen. In diesem Ratgeberartikel werden wir die Funktionsweise moderner Telefonanlagen, ihre Bedeutung für Unternehmen, Vor- und Nachteile sowie die Bestandteile und Erweiterungsmöglichkeiten moderner Telefonanlagen, umfassend behandeln.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine Telefonanlage?
- Wie funktioniert eine Telefonanlage?
- Welche Betriebsarten gibt es?
- Was sind die Bestandteile moderner Telefonanlagen?
- Was sind die 10 wichtigsten Funktionen einer Telefonanlage?
- Welche Applikationen (Anwendungen) gibt es für Telefonanlagen?
- Was sind Vor- und Nachteile einer Telefonanlage?
- Worauf sollten Unternehmen bei der Anschaffung einer neuen Telefonanlage achten?
- 10 Gründe für den Einsatz einer Telefonanlage in Ihrem Unternehmen
- Fazit
- Mit PHONEKOM zur optimalen Telefonanlage
- Fragen zur Telefonanlage? Wir helfen weiter!
Was ist eine Telefonanlage?
Eine Telefonanlage ist eine Einrichtung, die in der Lage ist, mehrere Endgeräte (z.B. Telefone, Fax, etc.) zu verbinden und zu verwalten, um eine effiziente Kommunikation in einem Unternehmen oder in einem Haushalt zu gewährleisten. Im Laufe der Zeit hat sich die Technologie von der analogen zu digitalen Telefonanlagen (früher: ISDN-TK-Systeme jetzt: IP-Technologie) weiterentwickelt. Moderne TK-Systeme haben wesentlich mehr Funktionen und Erweiterungsmöglichkeiten als die herkömmlichen Modelle und bieten daher insgesamt eine bessere Leistung.
Wie funktioniert eine Telefonanlage?
Die Telefonanlage (auch Telekommunikationssystem, TK-System oder Telefonsystem genannt) ist ein System, das Telefonverbindungen zwischen verschiedenen Telefonen vermittelt und bildet damit das Herz der internen und externen Kommunikation. Sie kann auf verschiedene Arten arbeiten, aber in der Regel umfasst sie eine Reihe von Funktionen wie Anrufvermittlung, Anrufweiterleitung, Konferenzschaltungen, Voicemail und vieles mehr. Auf einen Teil der Funktionen werden wir später im Text noch eingehen.
In der Regel werden Telefongespräche als Signale über Telefonleitungen übertragen. Das TK-System digitalisiert diese Signale und überträgt sie dann über ein Netzwerk, um eine Verbindung zwischen den verschiedenen Telefonen herzustellen.
Moderne Telefonanlagen basieren auf IP-Technologie und werden auch als IP-Telefonanlagen oder VoIP-Telefonanlagen bezeichnet. Diese Art von TK-Systemen nutzt das vorhandene Computernetzwerk und kann daher auch an verschiedenen Standorten betrieben werden. Die technische Funktionsweise moderner Telefonanlagen lässt sich in folgende Schritte unterteilen:
1. Signalisierung:
Wenn ein Anruf getätigt wird, wird die Rufnummer des Anrufers an das TK-System übermittelt. Diese prüft dann, ob die Rufnummer des Empfängers bekannt ist und ob der Anruf weitergeleitet werden soll.
2. Sprachübertragung:
Sobald die Verbindung zwischen den beiden Telefonen hergestellt ist, wird die Sprache in Datenpakete umgewandelt und über das Computernetzwerk gesendet.
3. Sprachcodierung und -decodierung:
Bevor die Sprache über das Netzwerk übertragen wird, wird sie in ein geeignetes Format codiert, um die Übertragung effizienter zu gestalten. Auf der Empfängerseite wird die Sprache wieder dekodiert und in das ursprüngliche Format zurückgewandelt.
Moderne Telefonanlagen nutzen dafür das Session Initiation Protocol (SIP) als Standard-Protokoll zur Signalisierung von Sprach- und Videoanrufen. SIP ermöglicht es, dass Anrufe über das Internet oder andere IP-Netzwerke durchgeführt werden können.
Welche Betriebsarten gibt es?
Es gibt zwei Hauptbetriebsarten (auch Bereitstellungsmodell genannt) für moderne Telefonanlagen: On-Premises und Cloud. Jede Betriebsart bzw. Bereitstellungsmodell hat ihre eigenen Vor- und Nachteile. Unternehmen sollten daher sorgfältig abwägen, welche Option am besten zu ihren Bedürfnissen passt.
On-Premises
On-Premises Telefonanlagen werden lokal im Unternehmen gehostet und betrieben. Das bedeutet, dass das Unternehmen für den Kauf und die Wartung der erforderlichen Hardware verantwortlich ist, um die Telefonanlage zu betreiben. Das Unternehmen ist auch für die Aktualisierung der Software und das Beheben von Problemen verantwortlich.
Vorteile von On-Premises Telefonanlagen:
- Kontrolle: Unternehmen haben die vollständige Kontrolle über ihre Telefonanlage und können sie an ihre spezifischen Anforderungen anpassen.
- Sicherheit: On-Premises TK-Systeme bieten eine höhere Sicherheit, da die Daten lokal gehostet werden und das Unternehmen die vollständige Kontrolle über den Zugriff auf diese Daten hat.
- Kosteneinsparungen: On-Premises Telefonanlagen können langfristig günstiger sein, da sie nach dem Kauf keine monatlichen Gebühren oder laufenden Kosten haben.
Nachteile von On-Premises Telefonanlagen:
- Hohe Anfangskosten: Der Kauf und die Installation eines On-Premises Telefonsystems können teuer sein, da Unternehmen für die erforderliche Hardware und Software zahlen müssen.
- Wartung und Support: Unternehmen sind für die Wartung und den Support ihrer On-Premises Telefonanlage verantwortlich und müssen möglicherweise zusätzliche Mitarbeiter einstellen oder Schulungen durchführen, um diese Aufgaben auszuführen.
- Skalierbarkeit: On-Premises Telefonanlagen können schwierig zu skalieren sein, da Unternehmen zusätzliche Hardware und Software kaufen und installieren müssen, um das System zu erweitern.
Cloud
Eine Cloud-Telefonanlage ist ein virtuelles Telekommunikationssystem, das über das Internet betrieben wird, anstatt auf physischen Geräten in einem Unternehmen vor Ort. Sie stellt Telefonie-Funktionen wie Anrufweiterleitung, Voicemail und Konferenzschaltungen bereit. Da die gesamte Hard- und Software von einem Drittanbieter bereitgestellt und gewartet wird, erlaubt die Cloud-Telefonanlage eine einfache Skalierung und erfordert keine zusätzliche Hardware. Unternehmen mieten die TK-Anlage und zahlen eine monatliche Gebühr für die Nutzung des Systems.
Vorteile von Cloud-Telefonanlagen:
- Geringe Anfangskosten: Cloud-Telefonanlagen erfordern keine teure Anfangsinvestitionen, da Unternehmen nur für die Nutzung des Systems zahlen müssen.
- Skalierbarkeit: Cloud-Telefonanlagen sind sehr leicht skalierbar und können schnell an die Bedürfnisse von Unternehmen angepasst werden.
- Wartung und Support: Unternehmen müssen sich nicht um die Wartung und den Support der Telefonanlage kümmern, da dies von einem Drittanbieter durchgeführt wird.
Nachteile von Cloud-Telefonanlagen:
- Abhängigkeit von einem Drittanbieter: Unternehmen sind auf den Drittanbieter angewiesen, um sicherzustellen, dass die Telefonanlage ordnungsgemäß funktioniert.
- Sicherheitsbedenken: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Daten in der Cloud sicher sind und dass der Drittanbieter über die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen verfügt, um diese Daten zu schützen.
- Potenzielle zusätzliche Kosten: Obwohl Cloud-Telefonanlagen langfristig kosteneffektiver sein können, können zusätzliche Kosten für die Integration mit bestehenden Systemen oder für die Anpassung an spezifische Unternehmensanforderungen anfallen.
Betriebsart On-Premises vs. Cloud
Welche Betriebsart ist die richtige für Ihr Unternehmen?
Die Entscheidung zwischen On-Premises und Cloud-Telefonanlagen hängt von den spezifischen Anforderungen und Prioritäten Ihres Unternehmens ab. Wenn Sie die volle Kontrolle über Ihre Telefonanlage benötigen und die Sicherheit Ihrer Daten priorisieren, ist ein On-Premises TK-System möglicherweise die beste Option für Sie. Wenn Sie hingegen eine skalierbare und kosteneffektive Lösung suchen und nicht bereit sind, in eine teure Anfangsinvestition zu investieren, könnte eine Cloud-Telefonanlage die richtige Wahl für Ihr Unternehmen sein.
