Cloud-Telefonanlage: Vorteile, Technik und Nutzen

Wir von PHONEKOM erklären Ihnen alles Wissenswerte über dieses Thema.
Cloud-Telefonanlage: Vorteile, Technik und Nutzen
Telefonie
Phonekom Business Communications AG
15. Juli 2021
Teilen Sie diesen Artikel

Cloud-Telefonanlage: Vorteile, Technik und Nutzen

Eine Cloud-Telefonanlage ist die moderne Alternative zu herkömmlichen Telekommunikationsanlagen, die auf klassischer Verkabelung und Vermittlungstechnik beruhen. Unternehmer, die sich für eine cloudbasierte Telefonanlage entscheiden, profitieren von einer Reihe von Vorteilen, von denen maximale Flexibilität und Ortsunabhängigkeit nur die Spitze des Eisberges sind. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie eine virtuelle Telefonanlage funktioniert und lernen die praktischen Möglichkeiten und Vorteile der IP-Telefonie kennen.

Inhaltsverzeichnis

  • Cloud-Telefonanlage: Vorteile, Technik und Nutzen
  • Was ist eine Cloud-Telefonanlage?
  • Voraussetzungen für Cloud-Telefonie
  • Technik: So funktioniert eine cloudbasierte Telefonanlage
  • Vorteile einer Cloud-Telefonanlage
  • Auswahl eines passenden Cloud-TK-Anbieters
  • Cloud-Telefonanlage bei PHONEKOM – jetzt kostenloses Erstgespräch vereinbaren
Cloud Telefonie

Was ist eine Cloud-Telefonanlage?

Eine virtualisierte Telefonanlage – auch Cloud-Telefonanlage genannt -, die auf moderner Cloud-Technologie beruht, besteht aus einer softwarebasierten Telefonie-Lösung, bei der keine zentrale Telefonanlage im herkömmlichen Sinne mehr benötigt wird. Stattdessen werden dem Nutzer sämtliche Funktionen einer virtuellen TK-Anlage aus den Servern eines Cloud-Telefonie-Anbieters per Internet und Voice over IP (VoIP) zugänglich gemacht. Sie benötigen keine herkömmliche Telefonanlage in Ihrem Haus, welche Kosten für Wartung und Administration verursachen könnte. Alle Funktionalitäten einer TK-Anlage wie Rufnummernzuweisung, Gruppeneinrichtung, Anrufweiterleitungen usw. werden als “Software as a Service” vom Provider zur Verfügung gestellt.

Das Zentrum einer Cloud-Telefonanlage bildet eine Softwarelösung, auf die per Internet mit den Endgeräten zugegriffen wird. Dies können stationäre IP-Telefone im Büro, aber auch mobile Geräte wie Tablet-PCs, Smartphones und Notebooks sein, auf denen dann mittels Softphone telefoniert werden kann.

Die digitale Telefonanlage kann ortsunabhängig über das Internet eingerichtet und administriert werden. Es ist somit nicht notwendig Personal zu binden, um an einer herkömmlichen Telefonanlage z.B. eine Rufnummer zu ändern, Veränderungen durchzuführen. Bei einer cloudbasierten Telefonanlage, die auch als “Cloud-PBX” (Private Branch Exchange) bezeichnet wird, werden folglich keine Hardware, sowie keine herkömmlichen Telefonleitungen und -anschlüsse mehr benötigt. Der Anwender, der telefonieren möchte, benötigt lediglich eine Internetanbindung mit der eine gute Sprachqualität erreicht wird, die in der Regel weit über die Qualität herkömmlicher leitungsgebundener Telefonanschlüsse hinausgeht. Der Nutzer entscheidet selbst, ob er über ein IP-Telefon auf dem Schreibtisch oder über ein Softphone auf dem PC, Tablet oder Smartphone telefonieren möchte. Die dazugehörende Rufnummer kann in Form eines SIP-Trunks sehr einfach auf der virtuellen Telefonanlage eingerichtet werden.

Die Verantwortung für den störungsfreien und sicheren Betrieb der Cloud-Telefonanlage liegt beim Service-Provider. Sämtliche Einstellungen wie Änderungen in der Programmierung, Hinzufügen von Nebenstellen oder die Schaltung von Anrufweiterleitungen werden in einer Webanwendung im Browser vorgenommen. Innerhalb dieser Online-Anwendung können auf einem Dashboard bei Bedarf alle verpassten und angenommenen Anrufe eingesehen werden. Wenn Sie bei der Administration Unterstützung benötigen, steht Ihnen das Team von PHONEKOM gerne zur Verfügung.

Cloud-Telefonie – die Kommunikationstechnik der neuen Generation

Cloudbasierte Telefonie bietet enorme Chancen für Unternehmen. Nutzen Sie diese zu Ihrem Vorteil. Alle Informationen dazu finden Sie in unserem kostenlosen Whitepaper.

Für wen eignet sich die Cloud-Telefonanlage?

Eine Cloud-Telefonanlage eignet sich für Unternehmen aller Größenordnungen. Auch mittelständische Unternehmen können sich, vergleichbar wie Großkonzerne mit multinationalen Niederlassungen, die Vorteile einer cloudbasierten Telefonanlage zunutze machen. Ortsunabhängigkeit ist heute wichtiger denn je, denn mit heutigem Arbeiten im Home-Office gestalten Sie mit einer virtuellen IP-Telefonanlage die Erreichbarkeit Ihrer Mitarbeiter so einfach wie noch nie. Als Anwender haben Sie jederzeit die Möglichkeit, die Gesamtzahl aller Nutzer nach Bedarf anzupassen – die notwendigen Ressourcen stellt Ihr Cloud-Telefonie-Anbieter zur Verfügung. Ihr Unternehmen wird größer, und die Telefonanlage wächst einfach mit, ohne dass zusätzliche Kosten für Hardware und Wartung entstehen.

Der Leistungsumfang einer cloudbasierten Telefonanlage überschreitet den einer herkömmlichen Telefonanlage bei Weitem. Klassische Features wie Weiterleiten, Makeln oder Halten eines Gesprächs werden problemlos ergänzt durch Telefonieren mit Softwarelösungen wie z.B. Microsoft Teams. Dadurch kann die Effizienz von Arbeitsgruppen im Unternehmen deutlich gesteigert werden.

Grafische Darstellung einer Cloud Telefonanlage

Integration meherer Devices ortsunabhängig

Voraussetzungen für Cloud-Telefonie

Für die Nutzung einer Cloud-TK-Anlage werden lediglich eine stabile Internetverbindung sowie IP-fähige Endgeräte benötigt. Die benötigte Internet Bandbreite hängt von der Anzahl der Mitarbeiter ab, die an die Cloud-Telefonanlage angeschlossen werden sollen. Pro Telefongespräch sollten ca. 100 kbit/s im Up- und Downstream zur Verfügung stehen. Mit einer 100-Mbit-Anbindung können also bis zu 1.000 Telefongespräche gleichzeitig abgewickelt werden.

Als IP-Telefonie-Endgeräte können drei verschiedene Arten genutzt werden. Für stationäre Telefonie eignen sich IP-Telefone, die per LAN an das Internet angeschlossen werden. Moderne Geräte dieser Art sind in der Lage, sich selbst zu konfigurieren; eine manuelle Einrichtung ist nicht erforderlich. IP-Telefone sind auch als schnurlose DECT-Geräte erhältlich. Aber auch herkömmliche Analog- oder ISDN-Telefone können weiterhin genutzt werden, sodass beim Umstieg auf Cloud-Telefonie nicht zwangsläufig neue Telefone angeschafft werden müssen. Es muss lediglich ein Analog-Telefon-Adapter zwischengeschaltet werden, der die Verbindung des klassischen Telefons in die Welt der IP-Telefonie ermöglicht. Ein solcher Adapter muss häufig nicht einmal neu angeschafft werden, da diese Schnittstelle in vielen DSL-Routern, wie man sie zu Hause verwendet, enthalten ist. Es sollte lediglich beachtet werden, dass ein analoges Telefon nicht den gleichen Umfang an Funktionen bieten kann wie ein modernes IP-Telefon.

Mit einer Software-Lösung (“Softphone”) kann aber auch über Endgeräte wie PC, Notebook oder Smartphone telefoniert werden. Programme dieser Art stehen in vielen Ausführungen im Internet zum Download bereit – häufig sogar kostenlos. Bekannte Programme dieser Art sind PhonerLite oder Zoiper. Auch Apps für die IP-Telefonie per Smartphone oder Tablet-PC sind als VoIP-Clients verfügbar.

LESEN SIE AUCH:

5 Key Facts für die Auswahl einer Cloud-Telefonanlage
Die IP-Telefonie, also Sprachübertragung über das Internet (auch Voice over IP, kurz VoIP) ist mittlerweile in den meisten Unternehmen angekommen. Stark im Kommen ist aktuell die virtuelle Cloud-Telefonanlage. Dabei verfängt sie nicht nur durch problemlose Skalierbarkeit..

Technik: So funktioniert eine cloudbasierte Telefonanlage

Neue Technik ist nicht gleichbedeutend mit erhöhtem Schwierigkeitsgrad oder weniger Sicherheit. Bedenken dieser Art, die aufgrund von Vorurteilen immer noch verbreitet sind, sind unbegründet. Es müssen lediglich einige Kriterien bei der Auswahl eines geeigneten Cloud-Telefonanlagen-Anbieters beachtet werden.

Alle Funktionen einer Cloud-Telefonanlage werden im Rechenzentrum des Cloud-Anbieters per Software realisiert. In Ihrem Unternehmen braucht somit keine herkömmliche Telefonanlage mehr zu installiert werden, was für Kosteneinsparungen sorgt, denn es muss auch keine Telefonverkabelung mehr an Ihrem Unternehmensstandort stattfinden. Was zunächst wie ein Nachteil klingt, wenn man die technische Verantwortlichkeit in “fremde Hände” legt, ist letztendlich ein großer Vorteil: Der Cloud-TK-Anbieter hegt selbst größtes Interesse daran, das Angebot für seine Telefoniekunden so sicher wie nur irgendwie möglich zu gestalten.

Ein Telefonanruf wird nicht mehr wie früher über einen drahtgebundenen Telefonanschluss geführt, sondern IP-basiert über das Internet. Hierbei werden die analogen Sprachsignale digitalisiert und per Datenpakete an das IP-Telefon des Gesprächspartners geschickt. Das weltweit standardisierte SIP-Protokoll sorgt für den Verbindungsaufbau und die Kommunikationssteuerung.

Die Zentrale dieser cloudbasierten Telefonanlage kann von jedem beliebigen Standort per Internet erreicht werden – vom angestammten Büro-Schreibtisch, im Home Office per IP-Telefon oder Softphone, oder per Mobilfunk mit einer Smartphone-App. Ein IP-Telefon kann per Netzwerkkabel in das Firmennetzwerk eingehängt oder an den heimischen DSL-Router angeschlossen werden. Über eine Weboberfläche richtet der TK-Verantwortliche des Unternehmens alle Nebenstellen bzw. Mitarbeiter ein und weist ihnen die Rufnummern zu. Eine Funktion namens “Fixed Mobile Convergence” ermöglicht es dem Nutzer, sein Smartphone in die Cloud-TK-Anlage einzubinden. Dadurch werden die Mobiltelefone der Mitarbeiter zu vollwertigen Nebenstellen der Telefonanlage. Somit ist der Mitarbeiter mit immer der gleichen Rufnummer sowohl auf dem Handy als auch an seinem Büroarbeitsplatz erreichbar.

Das Rechenzentrum – Host und Technologische Heimat der Cloud-Telefonanlage

Vorteile einer Cloud-Telefonanlage

Eine Reihe von Vorteilen wurden hier bereits kurz erwähnt. Im Folgenden stellen wir die wesentlichen Vorzüge einer Cloud-TK-Anlage detailliert vor, sodass Sie schnell erkennen werden, dass cloudbasierte Telefonie auch zu Ihrem Unternehmen passt.

Eine Cloud-Telefonanlage passt sich durch ihre Skalierbarkeit den Bedürfnissen und Anforderungen Ihres Unternehmens an. Sobald neue Mitarbeiter Ihr Team ergänzen, lässt sich die IP-Telefonanlage ganz einfach um weitere Nebenstellen erweitern. Ebenso ist bei Bedarf das Entfernen von nicht mehr benötigten Nebenstellen mit nur wenigen Mausklicks möglich.

Für die Einrichtung einer virtuellen TK-Anlage ist kein Fachwissen erforderlich – die Anlage ist mit nur wenigen Schritten eingerichtet und betriebsbereit. Alle Einstellungen werden über die Benutzeroberfläche im Webbrowser vorgenommen. Hinzu kommt, dass sich auch die User mit ihren Endgeräten an keine neue Technik gewöhnen müssen, sie können mit einem gewöhnlichen, IP-basierten Telefon wie gewohnt telefonieren. Optional ist auch die Gesprächsführung mit einem Headset möglich, was z.B. bei der Einrichtung eines unternehmensinternen User-Helpdesk hilfreich ist.

Ein weiterer unschlagbarer Vorteil der Cloud-Telefonie ist die Ortsunabhängigkeit. War es in früheren Zeiten noch notwendig im Büro anwesend zu sein, um unter seiner Telefonnummer erreicht werden zu können, weil das Telefon per Leitung mit einer Telefonzentrale verbunden war, so ist dies mit einer Cloud-TK-Anlage nicht mehr erforderlich. Jedes IP-Telefon oder Softphone kann sofort auf die gewünschte Telefonnummer geschaltet werden – ganz gleich, ob sich der Mitarbeiter im Home-Office, unterwegs oder in einer anderen Niederlassung des Unternehmens aufhält. Als Unternehmensinhaber können Sie in Minutenschnelle Home-Office-Mitarbeiter, weitere Standorte oder Filialen Ihrer Firma an Ihre Cloud-TK-Anlage per Internet anschließen. Ein besonderes Feature das die Erreichbarkeit unter der immer gleichen Telefon-Durchwahl sicherstellt, ist die Funktion “Fixed Mobile Convergence”, mit der Sie das Mobiltelefon eines Mitarbeiters als Nebenstelle Ihrer IP-Telefonanlage integrieren können. Darüber hinaus ist es sogar möglich, ein “paralleles Klingeln” einzurichten, bei dem ein Anruf gleichzeitig z. B. auf dem Büro-Telefon und dem Handy signalisiert wird. So wird garantiert kein Anruf mehr verpasst und die generelle Effizienz in Ihrem Unternehmen nimmt somit zu.

Eine Cloud-Telefonanlage sorgt für eine deutliche Kostenersparnis, da die Investitionen für eine physische Telefonzentrale und Verkabelungen entfallen. Es müssen lediglich – sofern gewünscht – kostengünstige IP-Telefone angeschafft werden. Des Weiteren entstehen keine Kosten für Reparaturen oder Wartungen. Für den sicheren Betrieb ist der Cloud-TK-Provider zuständig, der dafür sorgt, dass Sie Ihre IP-Telefonanlage rund um die Uhr problemlos nutzen können.

Ein weiteres sinnvolles Feature der cloudbasierten Telefonie ist das Zusammenfassen von Mitarbeitern mit ihren jeweiligen Rufnummern zu Rufgruppen. So ist es beispielsweise möglich, eine Rufnummer für Kunden zu schalten. So lässt sich eine Bestell-Hotline realisieren, bei der anrufende Kunden immer ein Gruppenmitglied – z. B. ein Mitarbeiter der Verkaufsabteilung – erreichen können.

Vorteile Cloud Telefonie

Vorteile Cloudtelefonie

Auswahl eines passenden Cloud-TK-Anbieters

Der Markt für Cloud-Telekommunikationsanbieter entwickelt sich derzeit exponentiell. Nahezu täglich erscheinen neue Anbieter auf dem Markt und die beste Cloud-Telefonanlage ausfindig zu machen, fällt oft schwer. Den passenden Provider zu finden ist deshalb nicht einfach. Folgende Kriterien helfen Ihnen bei der Auswahl:

Die seit 2017 EU-weit geltende DSGVO betrifft auch die IP-Telefonie. Daher sollten Sie sich darüber informieren, wo sich die Server des Anbieters befinden. Achten Sie darauf, dass sich Ihre Cloud-IP-Telefonanlage in mehreren Rechenzentren auf deutschem Boden befindet. Dadurch ist gewährleistet, dass sich die Metadaten (“Wer hat wann mit wem wie lange telefoniert?”) datenschutzkonform in sicheren Händen befinden. Des Weiteren ist eine hohe Verfügbarkeit und Sicherheit bei Ausfällen wichtig. Lassen Sich sich vom Provider Ihrer Wahl eine Verfügbarkeit von mindestens 99 Prozent zusichern – das ergibt eine Ausfallzeit von nur wenigen Stunden pro Jahr. Informieren Sie sich auch über die Notfallsicherheit des Anbieters: Der Provider sollte auch bei Stromausfällen seine Dienste betriebsfähig halten und durch mehrfache Internetanbindungen eine ständige Erreichbarkeit gewährleisten können. Darüber hinaus sprechen auch Sicherheitszertifikate nach ISO-Norm für eine Zuverlässigkeit des Unternehmens.

Ein weiteres wichtiges Thema ist die Skalierbarkeit der Cloud-TK-Anlage. In der Regel bieten Provider ihre Cloud-Lösung Produkte in mehreren Abstufungen an, die auf die Größe des Unternehmens ausgerichtet sind. Hier sollten Sie darauf achten, dass Sie immer weitere Nebenstellen hinzubuchen und auch wieder abbestellen können, damit Sie immer auf Ihre Business-Situation (Expansion Ihrer Firma) reagieren können.

Cloud-Telefonanlage bei PHONEKOM – jetzt kostenloses Erstgespräch vereinbaren

Die Cloud-IP-Telefonie-Lösungen von PHONEKOM sind auf eine Unternehmensgröße ab 25 Mitarbeitern ausgelegt. Im Rahmen der Full-Service-Dienstleistungen der jeweiligen Produkte werden in einem kostenlosen Erstgespräch erste Lösungsansätze und die Eckdaten einer passenden Cloud-Telefonanlage besprochen. Lassen Sie sich also gleich kostenlos beraten! Füllen Sie das Kontaktformular aus, daraufhin ruft Sie ein Mitarbeiter zurück, der Ihnen Lösungsmöglichkeiten aufzeigt und eine Perspektive für die nächsten Schritte an die Hand gibt.

Diese Beiträge könnten Sie auch interessieren

    Geschrieben: 15. Juli 2021
    Ansichten: 2573

    Wir verbinden Business Teams!

    Lassen Sie sich von uns in einem persönlichen und
    unverbindlichen Gespräch beraten.