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Servicenummern

Wir von PHONEKOM erklären Ihnen alles Wissenswerte über dieses Thema.
Servicenummern
Phonekom Business Communications AG
12. Mai 2022
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Servicenummern – Vorteile und Tipps zur Beantragung

Als Unternehmen möchten Sie Ihren Kunden einen umfassenden Service bieten. Die optimale Erreichbarkeit Ihres Supports gehört hierzu und sollte den Anrufenden möglichst wenig Geld kosten. Mit einer Servicenummer entscheiden Sie sich für das richtige Angebot, um Ihren Service am Kunden auszubauen. Unser Artikel möchte Ihnen erklären, wie Sie kostenlose und kostenpflichtige Servicenummern am sinnvollsten nutzen und was es bei der Beantragung zu beachten gilt.

Was genau sind Servicenummern?

Eine Service Rufnummer ist eine spezielle Telefonnummer, die Sie als Unternehmen oder öffentliche Einrichtung beantragen können. Diese Rufnummer können Sie Interessenten und Kunden mitteilen, beispielsweise um eine Service-Hotline einzurichten. Wesentlicher Unterschied zu herkömmlichen Telefonnummern ist die Übernahme der Telefonkosten durch Sie als Anbieter.

Kostenlose Servicenummern erlauben es, mit Ihnen telefonisch in Kontakt zu treten und als Anrufender keine Kosten zu zahlen. Die Gesprächskosten werden im vollen Umfang von Ihnen als Inhaber der Servicenummer übernommen. Bei einer kostenpflichtigen Servicenummer teilen sich beide Seiten die Gesprächskosten.

Erreichbar sind Sie mit Vorwahlen wie 0800 oder 0180 in ganz Deutschland, vom Festnetz aus genauso wie mit dem Handy. Lediglich für Anrufende aus dem Ausland funktionieren deutsche Servicenummern nicht. Hier können Sie alternativ eine internationale Servicenummer beantragen, die für den Inhaber jedoch mit höheren Kosten durch Übernahme von Auslandsgesprächen verbunden ist.

Welche Unterschiede gibt es zwischen den Nummern?

Mit einer Servicenummer zeigen Sie jedem Anrufenden an, dass dieser nicht die anfallenden Gesprächskosten alleine übernehmen muss. Wesentliche Unterschiede ergeben sich durch den Anteil der Kosten, den Sie bei der Bereitstellung von Service Rufnummern übernehmen. Mit einer kostenlosen Servicenummer wie der 0800-Vorwahl bieten Sie einen maximalen Service am Kunden. Da Sie die Gesamtkosten der Gespräche tragen, kann dies die laufenden Betriebskosten bei intensiver Nutzung der Rufnummer erheblich erhöhen. Hier ist eine genaue Kalkulation notwendig, ob ein kostenloses Angebot sinnvoll ist oder Ihnen eine kostenpflichtige Rufnummer und Ihren Kunden gerecht wird.

Bei einer kostenpflichtigen Servicenummer sollten Sie sich für Ihre Service-Hotline für eine 0180-Vorwahl entscheiden. Nummern mit der Vorwahl 01801 bis 01805 ermöglichen eine pauschale Abrechnung des Anrufs mit Beträgen zwischen 3,9 und 20,0 Cent. Andere Nummern wie 0900-Vorwahlen setzen deutlich höher an bis hin zu 30 Euro pro Gespräch.

Videokonferenz

Wie funktioniert die Service Rufnummer genau?

Nach der Beantragung der speziellen Rufnummern können Sie diese einzelnen Mitarbeitern im Kunden-Support zuteilen oder an ein Call-Center übergeben. Mit der Einrichtung einer Hotline geben Sie dem Anrufenden die Möglichkeit, sich über Ihre Produkte und Services zu informieren. Auch für eine Terminabsprache oder die Meldung von Schadensfällen ist die Nutzung einer Servicenummer sinnvoll.

Technisch wird die Erreichbarkeit der Nummern über intelligente Telefonanlagen abgewickelt. Viele Firmen sind bereits auf eine virtuelle Telefonanlage als Cloud-Kommunikationssystem umgestiegen. Mit diesem genießen Sie alle Freiheiten, die Servicenummer mehreren Anschlüssen zuzuteilen. So haben Ihre Kunden die Sicherheit, dass auf jeden Fall ein Mitarbeiter bei Anruf der Nummer erreichbar ist.

Was spricht für eine kostenlose Servicenummer?

Mit einer Freecall-Rufnummer wie der 0800-Vorwahl zeigen Sie jedem Anrufenden, dass Ihnen Service und Kundennähe am Herzen liegt. Speziell für Hotlines für den Kundensupport sind solche Nummern empfehlenswert. Hat ein Kunde Fragen an Ihr Unternehmen oder möchte sich ein Neukunde über Produkte und Dienstleistungen informieren, wird durch den kostenlosen Anruf eine Hemmschwelle zur Kontaktaufnahme genommen.

Erreichbar sind die Nummer aus dem Festnetz jederzeit, grundsätzlich ist die kostenlose Service Rufnummer auch aus mobilen Netzen aus erreichbar. Lediglich bei Anrufen aus dem Ausland werden Sie nicht erreichbar sein und sollten bei Interesse zusätzlich eine 00800-Nummer beantragen.

Da Sie die Gesamtkosten der Anrufe tragen, sollte sich die Beantragung dieser Service Rufnummer für Sie lohnen. Jeder eingehende Anruf wird von Ihrem Unternehmen finanziell übernommen. Den Nutzen sollten Sie deshalb nicht in den Kosten bemessen, sondern in Faktoren wie Ihrer Kundennähe und der positiven Wahrnehmung bei alten und neuen Kunden in der Öffentlichkeit.

Was spricht für eine kostenpflichtige Servicenummer?

Wenn eine rein kostenlose Servicenummer zu kostspielig ist, ist eine kostenpflichtige Servicenummer die richtige Alternative. Die Vorwahl sollte exakt auf den Verwendungszweck abgestimmt werden, damit Sie keine unnötige Hemmschwelle für die Erreichbarkeit Ihres Unternehmens aufbauen. Zu unterscheiden ist im Wesentlichen zwischen drei Varianten kostenpflichtiger Nummern, deren Zwecke weit auseinandergehen:

0180-Nummern

Für eine 0180-Vorwahl sollten Sie sich für einen klassischen Servicedienst entscheiden. Sie ist die ideale Alternative für Ihren Kundensupport, falls Sie diesen nicht komplett kostenlos anbieten möchten. Die Kosten seitens des Anrufenden bewegen sich im Cent-Bereich und erreichen maximal 29 Cent im Festnetz oder 42 Cent im Mobilfunk.

Für längere Gespräche im Kundensupport werden Sie weiterhin den größten Teil der Kosten tragen. Für eine klassische Service-Hotline mit kurzen Anfragen und Informationen stellt die 0180-Nummer eine gerechte Teilung der Kosten dar. Wenige Cent pro Anruf wirken zudem wenig abschreckend und steigern die Chancen, dass Ihre Kunden die Hotline überhaupt nutzen.

0900-Nummern

Bei einer 0900-Nummer genießen Sie individuelle Freiheiten, wie viel Sie pro Anruf abrechnen möchten. Der Preis pro Anruf sollte in Relation zum Zweck und den gebotenen Inhalten stehen. In der Praxis wird die Telefonnummer für Premium-Dienste genutzt, beispielsweise um Informationen kurz, kompakt und zum Festpreis abzuwickeln

Die Kosten des Anrufs sind seitens des Gesetzgebers lediglich durch die Obergrenzen von 3,00 Euro pro Minute sowie 30,00 Euro pro Anruf limitiert. Manche Betreiber solcher Rufnummern nutzen diese Umstände, um einen Anruf als Einnahmequelle zu generieren. Damit Sie als Unternehmen nicht in den Verdacht einer „Abzocke“ geraten, sind solche Telefonnummern für den klassischen Kunden-Support zu meiden.

0137-Nummern

Mit dieser Vorwahl entscheiden Sie sich für einen Klassiker für die Verarbeitung von Massenanrufen. Die 0137-Vorwahl ist vor allem durch die Teilnahme an Gewinnspielen bekannt. Die Kosten liegen im Bereich von 14 Cent pro Minute bzw. einem Euro pro Verbindung.

Ein solches Angebot kann im Kunden-Support sinnvoll sein, wenn Sie beratungsintensive Produkte anbieten und längere Gespräche mit Ihren Kunden führen. Erkennt dieser, dass es sich um einen hochwertigen und persönlichen Service handelt, ist die Bereitschaft zur Bezahlung dieser Beträge höher. Wenn es sich um einen reinen Support handelt, wird die 0180-Nummer weiterhin die bessere Alternative sein, die eine Kontaktaufnahme fördert.

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Allgemeine Vorteile der speziellen Nummern im Überblick

Unabhängig von der Wahl einer kostenlosen oder kostenpflichtigen Servicenummer nutzen Sie mit der speziellen Vorwahl eine Reihe von Vorteilen:

  • Sie zeigen nach außen, dass Sie einen professionellen Telefonservice anbieten und Ihren Kunden-Support unter einer gesonderten Telefonnummer erreichbar machen.
  • Sie demonstrieren einen starken und kompetenten Service am Kunden, vor allem bei der Entscheidung für kostenlose Servicenummern.
  • Ihr Unternehmen ist im deutschen Festnetz und Mobilfunknetz jederzeit erreichbar, im persönlichen Kontakt oder mit intelligenten Info-Menüs.
  • In Kombination mit einer modernen Telefonanlage sorgen Sie für eine stetige Erreichbarkeit Ihres Service-Teams und nutzen weitere, innovative Features.

Diese Nachteile und Hürden sollten Sie vermeiden

Wenn Sie zum ersten Mal über eine Service Rufnummer nachdenken, ist eine durchdachte Kostenkalkulation die größte Herausforderung. Aus dem ersten Impuls heraus möchten sich Unternehmen für eine kostenlose Servicenummer entscheiden, um alten und neuen Kunden den bestmöglichen Service zu bieten. Dies bedeutet umgekehrt: Die regulären Telefonkosten aller eingehenden Anrufe werden vollständig von Ihrem Unternehmen getragen.

Im Umkehrschluss können Sie die Kostenbelastung Ihres Unternehmens bei einer kostenpflichtigen Servicenummer erheblich reduzieren. Fallen jedoch Kosten für den Service an, werden viele potenzielle Interessenten Ihre Nummer nicht nutzen wollen. In der Außenwirkung kann sogar der Eindruck entstehen, dass Sie keinen wirklichen Service am Kunden leisten möchten.

Hier gilt es, den richtigen Mittelweg zu finden. Ein erfahrener Telekommunikationspartner kann bei der Einschätzung helfen, welches Kostenmodell sich für Art und Größe Ihres Unternehmens anbietet. Theoretisch lässt sich mit der Zeit die Servicenummer noch einmal wechseln. Allerdings hinterlässt dies einen unprofessionellen Eindruck und wird für Verwirrung sorgen, wenn sich Kunden bereits an Ihre Nummer gewöhnt haben.

So funktioniert die Beantragung von Servicenummern

Der zentrale Ansprechpartner für Service Rufnummern ist die Bundesnetzagentur. Auf der Webseite der Agentur lässt sich ein Online-Formular zur Beantragung ausfüllen. Die Beantragung kann natürlich auch an einen professionellen Kommunikationspartner übergeben werden.

Neben persönlichen Informationen zu Ihrer Person oder Firma können Sie Ihre Wunsch-Telefonnummer und drei Alternativen angeben. Schließlich ist nicht ausgeschlossen, dass die gewünschte Nummer bereits von einer anderen Person genutzt wird. Nach kurzer Zeit erhalten Sie Informationen der Bundesnetzagentur, welche Nummer zur Verfügung steht. Der Antrag ist lediglich noch zu unterschreiben und nach spätestens zwei Wochen dürften Sie über Ihre neue Service Rufnummer verfügen.

Für die Beantragung ist lediglich eine kleine Einmalgebühr zu bezahlen. Hiernach werden Sie lediglich in regelmäßigen Abständen Ihre Abrechnungen der Service Rufnummer erhalten, was mit einer gewöhnlichen Telefonrechnung für Ihre regulären Anschlüsse vergleichbar ist.

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FAQ – weitere Fragen und Antworten in der Kurzübersicht

Kann ich als Privatperson Service Rufnummern beantragen?

Ja, dies ist ohne Weiteres möglich. Jedem Bürger und jedem Unternehmen steht es offen, bei der Bundesnetzagentur ein oder mehrere Nummern zu beantragen. Für den privaten Nutzer ist dies jedoch sehr unüblich. Schließlich würde dieser mit einer Service Rufnummer alle Telefonkosten übernehmen, wenn Freunde und sonstige Kontakte anrufen.

Welche Einsatzzwecke der Rufnummern sind denkbar?

Beim Einsatz sind Ihnen Vorstellungen grundsätzlich keine Grenzen gesetzt. Neben dem klassischen Support für Ihre Kunden können Sie Info-Hotlines, vielfältige Band-Ansagen oder die Teilnahme an einem Gewinnspiel mit einer Servicenummer verknüpfen. Überlegen Sie für jeden Zweck, welche Kosten der potenzielle Anrufer bereit ist zu zahlen.

Was mache ich mit Kunden im Ausland?

Durch die vergleichsweise hohen Telefonkosten aus dem Ausland sind Firmen bei der Einrichtung von kostenlosen Servicenummern sehr vorsichtig. Grundsätzlich ist dies aber möglich, beispielsweise mit der international etablierten Vorwahl 00800.

Mit Profi-Hilfe die betriebliche Kommunikation optimieren

Wenn Sie zum ersten Mal von Ihren regulären Telefonnummern auf Service Rufnummern umstellen möchten, ergeben sich viele Fragen. Hier ist die Beratung durch einen erfahrenen Partner in der Kommunikation ratsam, um keine falsche und kostspielige Entscheidung zu treffen. Wir von PHONEKOM stehen Ihnen gerne zur Seite und zeigen Ihnen, welche kostenlosen oder kostenpflichtigen Servicenummern infrage kommen.

Neben der Hilfe bei der Auswahl und Beantragung der Rufnummern unterstützen wir Sie, diese in Ihre zeitgemäße Telefonanlage einzubinden. Als Spezialist für cloudbasierte Lösungen können Sie Ihr neues Serviceangebot mit Umstellung auf modernste Telefontechnik verbinden. So lässt sich Ihre Servicehotline beispielsweise mit intelligenten Ansagen, einer individuellen Hintergrundmusik und vielen weiteren Extras verknüpfen.

Unser Fazit zu Service Rufnummern

Mit Servicenummern kommen Sie Ihren Kunden und Kontakten entgegen und leisten einen wertvollen Beitrag für Ihren Kundenservice. Die kostenlose und kostenpflichtige Variante bieten beide ihre Vorteile und sollten vor der Beantragung in Ruhe überprüft werden. Gerne hilft Ihnen PHONEKOM, Ihren telefonischen Kundenservice intelligent und preisbewusst anzupassen.
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    Geschrieben: 12. Mai 2022
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