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Telefonieren über PC

Wir von PHONEKOM erklären Ihnen alles Wissenswerte über dieses Thema.
Telefonieren über PC
Telefonanlage
Phonekom Business Communications AG
7. Dezember 2021
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Die Zukunft auch in Ihrem Unternehmen

Telefonieren gehört zum Arbeitsalltag jeder Firma. Der klassische Telefonanschluss hat dabei in immer mehr Betrieben ausgedient, ein wachsendes Interesse für die IP-Telefonie am PC oder Laptop steigt. Die Umstellung auf eine Cloud-Telefonanlage bietet jedem einzelnen Nutzer umfassende Vorteile, die sich positiv auf das Teamwork, einzelne Arbeitsprozesse und den Umgang mit den Kunden auswirken. Unser Beitrag zeigt auf, wie das Telefonieren über den Computer funktioniert und welche Vorteile Unternehmen hierbei nutzen könne.n.

Internettelefonie – schon bald der Standard?

Die traditionelle Telefonie dürfte schon in wenigen Jahren vollständig ausgedient haben. Privat und beruflich wird die technische Aufgabe von ISDN und die Umstellung auf VoIP tiefe Spuren in der Telekommunikation hinterlassen. Schon heute verzichten viele Haushalte auf den klassischen Festnetzanschluss und sind alleine per Handy erreichbar. Für Firmen ist dies in der Regel keine Alternative, allerdings lassen sich mit der IP-Telefonie PC, Laptop und Smartphone völlig neu verwenden.

Wer über den PC telefonieren möchte, ist nicht mehr auf einen klassischen Telefonapparat angewiesen. Abgewickelt wird die Kommunikation einfach über ein Headset oder die integrierten Lautsprecher und Mikrofone des PCs. Es muss lediglich eine Telefon Software (Softphone) auf dem PC installiert werden, deren Funktionsumfang weit über denklassischen Telefoneinsatz hinausgeht. Viele Firmen werden hierauf bald nicht mehr verzichten wollen.

Was genau wird für das Telefonieren über den PC benötigt?

Im wesentlichen werden für die IP-Telefonie am PC drei Komponenten benötigt. Diese lassen sich einfach und bedarfsgerecht zusammenstellen, damit die neue Art der Kommunikation den Anforderungen Ihrer Firma exakt entspricht:

1. Endnutzergerät

Auch wenn vom Telefonieren über den Computer gesprochen wird, muss die Kommunikation nicht zwingend über den klassischen PC erfolgen. Genauso sind Laptops, Tablets oder Smartphones geeignet. Wichtig ist, ein internetfähiges Endnutzergerät einzusetzen. Im klassischen Büroumfeld dürften es dennoch hauptsächlich PCs oder Workstations sein.

2. Internetverbindung

Telefonieren mit PC über Festnetz setzt einen Internetanschluss voraus. Mit der Umstellung von ISDN auf Voice-over-IP werden IP-Adressen für die Kommunikation genutzt. Der Zugriff auf das Internet ist hierfür notwendig und setzt voraus, dass Ihre Firma oder Ihr Haushalt für ein Home-Office einen Internetanschluss mit einer ausreichend hohen Bandbreite besitzt.

3. VoIP-Provider

Die Nutzung von VoIP-Diensten setzt einen Provider voraus, der Ihnen diese Dienste anbietet. Hier werden Sie inzwischen bei allen großen Anbietern in Deutschland und Europa fündig. Stellen Sie sicher, dass der Provider Ihnen in den gebotenen Leistungen und Kosten entspricht. Wir von PHONEKOM helfen Ihnen gerne, den passenden Provider zu finden, damit Sie mit dem Laptop telefonieren oder Kundengespräche am PC führen können.

Softphone – die Telefon Software für den PC

Die Nutzung der IP-Telefonie ist alleine möglich, wenn Sie Ihr Telefon mit einer Software betreiben. Gemeint ist eine Anwendung, über die Sie Nummern eingeben und Anrufe aufbauen können, Adressbücher verwalten und vieles mehr. Eine Telefonsoftware für den PC wird auch als Softphone bezeichnet.

Programme dieser Art werden mittlerweile von vielen Dienstleistern angeboten und können unabhängig vom VoIP-Provider ausgewählt werden. Im grundlegenden Aufbau erinnert das Softphone an einen Messenger, Ihre Kontakte werden übersichtlich als Liste in einem Adressbuch angezeigt. Welche PC Telefon Software zu Ihrem Unternehmen passt, sollte anhand der integrierten Funktionen im Vorfeld geprüft werden. Auch hier berät Sie PHONEKOM gerne umfassend.

Mit welchen Geräten ist die IP-Telefonie nutzbar?

Die einzige Voraussetzung für die Nutzung eines Softphones ist ein IP-fähiges Gerät. Sie müssen sich also mit Ihrem Endnutzergerät ins Internet einwählen und VoIP-Dienste nutzen können. Dies bedeutet konkret, dass Sie mit dem Laptop telefonieren können, Ihr Smartphone in ein VoIP-Netzwerk der Firma integrieren oder ganz klassisch am PC telefonieren können. In letzterem Fall muss der Computer über eine Soundkarte verfügen, damit Sie ein Headset bzw. Lautsprecher und ein Mikrofon anschließen können.

Die wichtigsten Vorteile im Überblick

Über den Laptop zu telefonieren oder ein Headset am PC zu nutzen, bietet Ihnen diverse Vorteile in der betrieblichen Kommunikation. Zu den wichtigsten Vorzügen der zeitgemäßen Technik gehören:

1. Sofort nutzbar

Die Nutzung setzt keine langwierige und komplizierte Einarbeitung voraus. Sie laden einfach eine Software für die IP Telefonie am PC herunter und sind direkt startklar. Das Anrufen bekannter Kontakte sowie sämtliche Einstellungen des Softphones lassen sich mit wenigen Klicks erledigen.

2. Global unabhängig

Die Nutzung der Software ist von Ihrem Standort unabhängig. Sie können also beispielsweise mit Ihrem PC vom Büro aus den Service nutzen und genauso mit dem Smartphone von unterwegs aus auf den Dienst zugreifen. Installieren Sie einfach das Softphone auf den Geräten, die Sie auf Business-Reisen oder überall sonst in der Welt nutzen möchten.

3. Kosteneffizient

Je nach gewähltem Anbieter senken Sie die Kosten für Ihre Telefonie erkennbar. Der Service ist zwar nicht kostenlos, kann jedoch gerade bei Auslandsgesprächen Ihre laufenden Kosten erheblich senken. Zudem müssen Sie neben Ihren PCs, Laptops & Co. nicht in zusätzliche Telefon-Technik in Ihrem Büro investieren.

4. Platzsparend

Die ausbleibende Anschaffung von Telefonen ist nicht nur aus Kostengründen attraktiv. Genauso profitieren Sie von einem Platzgewinn, wenn Sie und Ihre Mitarbeiter alleine über den Laptop telefonieren oder den Büro-PC hierfür nutzen. Über den zusätzlichen Platz auf dem Schreibtisch wird sich jeder Mitarbeiter freuen.

5. Technisch up-to-date

Technische Weiterentwicklungen sind in allen Branchen der Telekommunikation zu erwarten. Mit einem Softphone vertrauen Sie auf eine Lösung, die sich einfach mit einem Update der Software auf den neuesten Stand bringen lässt. So halten Sie Ihr System aktuell und profitieren von innovativen Funktionen der IP-Telefonie über den PC.

Was können unterschiedliche Softwarelösungen?

Die Wahl der richtigen Software ist entscheidend, damit Ihr Unternehmen umfassend und bedarfsgerecht von den technischen Möglichkeiten der PC-Telefonie profitiert. Sämtliche Anbieter von Softwarelösungen decken die Grundfunktionen ab, die Sie von einem klassischen Telefon erwarten würden. Das Spektrum einzelner Anwendungen geht hierüber hinaus und lässt sich auf Ihren Betriebsbedarf abstimmen. Hierzu gehören:

Video-Anrufe

Neben einem klassischen Telefonat stehen Sie mit Ihren Gesprächspartnern über eine Videofunktion in Kontakt.

Chats

Viele Absprachen lassen sich auch in Textform miteinander treffen. Hierfür stehen Chat-Fenster mit den Kontakten Ihres Adressbuches zur Verfügung.

Virtuelle Konferenzen

Neben Audio- oder Video-Anrufen mit einzelnen Personen lassen sich auch Konferenzräume mit einer Vielzahl von Teilnehmern für Meetings & Co. zusammenstellen.

Integration in Outlook/CRM

Ein Softphone muss nicht getrennt von weiteren PC-Anwendungen genutzt werden. Vor allem die Verknüpfung mit einer Kalender- und Mail-Software wie Outlook sowie gängigen CRM-Systemen sind beliebt.

Weitere Funktionen der Cloud-Telefonie nutzen

Das Telefonieren mit PC über Festnetz sollte nicht getrennt von weiteren Cloud-Services gesehen werden. Für die meisten Unternehmen lohnt es sich, nicht nur die Telefonie auszulagern und als Service zu buchen. Auch Server- und Speicherplatz lassen sich über eine Cloud bei einem externen Anbieter sicher und bedarfsgerecht verwalten. Die Nutzung einer Hybrid Cloud ist ebenfalls denkbar, um den externen Zugriff durch firmeneigene Server zu ergänzen.

Mit der Umstellung auf Cloud-Services können Sie weitere Funktionen nutzen, die über das Spektrum eines einzelnen Softphones auf einem PC oder Laptop hinausgeht. Beispiele hierfür sind:

Einfache Nummernvergabe

Eine Nummernzuteilung über den VoIP-Anbieter erfolgt, wie Sie es von Ihrem klassischen Telefonanbieter her kennen. Nach Zuteilung der Nummern haben Sie alle Freiheiten, wie Sie diese auf Ihre Anschlüsse verteilen oder weitere Nummern ins System integrieren. So können Sie auch mit Handynummer über den PC telefonieren oder umgekehrt eingehende Anrufe am PC auf das Smartphone eines Mitarbeiters weiterleiten.

Bei Krankheit oder Urlaub stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden oder Business-Partner garantiert auf einen Gesprächspartner treffen. Planen Sie gemeinsam mit PHONEKOM, welche Art von Erreichbarkeit Sie sich für sich und Ihre Angestellten wünschen. Technisch ist über die Cloud-Telefonie faktisch alles realisierbar.

Intelligente Anrufbeantworter

Selbst wenn Ihr Unternehmen einmal nicht erreichbar ist, können Sie Ihren Kunden wertvolle Informationen übermitteln. Während Sie früher bei einem klassischen Anrufbeantworter eine einfache Nachricht aufsprechen konnten, bietet Ihnen die Cloud-Telefonie größere Freiheiten. Sprechen Sie beispielsweise Informationen ein, die für den Anrufer nützlich sind. Dies ersetzt vielleicht nicht das Gespräch mit einem Mitarbeiter, sorgt jedoch für einen starken Kundenservice und hilft in vielen Fällen weiter.

Vom Telefonieren über den PC zur App

Wer mit Handynummer über den PC telefonieren möchte, kann diese einfach ins Softphone integrieren. Hiernach lässt sich einstellen, ob ein eingehender Anruf direkt am PC, am Handy oder auf beiden Geräten angezeigt werden soll. Dies kann je nach Software und Anbieter auch von Tageszeiten und Wochentagen abhängig gemacht werden.

Umgekehrt lässt sich mit dem Smartphone überall auf der Welt der Service des VoIP-Anbieters nutzen. Hierfür ist lediglich die App herunterzuladen, die vom Anbieter des Softphones herausgegeben wird. Das Funktionsspektrum ist das Gleiche wie beim Telefonieren über den Computer. Allerdings ist die Software explizit auf die Usability von Smartphones und Tablets ausgelegt.

Auf das richtige Funktionsspektrum achten

Beim Telefonieren über den PC gibt es deutlich mehr Funktionen, als oben kurz angerissen. Die Entwicklung geht stetig weiter und dürfte in wenigen Jahren völlig neue Formen der digitalen Kommunikation hervorbringen. Für einzelne Unternehmen bedeutet dies, sich rechtzeitig mit diesem Thema zu befassen und ein Funktionsspektrum zu finden, das den eigenen betrieblichen Ansprüchen gerecht wird.

Wichtige Fragen, die Sie sich hierbei stellen sollten, sind:

  • Wie häufig sollen Meetings und Konferenzen über das Softphone stattfinden?
  • Wie intensiv wird eine Nutzung der Dienste unterwegs übers Smartphone gewünscht?
  • Wie viele Mitarbeiter möchten über den Laptop telefonieren, wie viele über PCs oder alleine über Ihr Smartphone?
  • Gibt es bei einzelnen Anbietern Unterschiede zwischen kostenlosen und kommerziellen Funktionen?

Wenn Sie sich zum ersten Mal mit diesen Fragen befassen, steht Ihnen PHONEKOM gerne unterstützend zur Seite. Mit unserer Erfahrung in der Branche zeigen wir Ihnen, wie sich eine Lösung passend zum tatsächlichen Kommunikationsbedarf Ihres Betriebs finden lässt.

Fachliche Beratung zur Einführung sinnvoll

Nach der Auswahl des idealen Anbieters und der passenden Software helfen wir Ihnen und Ihren Mitarbeitern gerne bei der Einführung der Technik. Hierbei wird schnell deutlich, wie einfach es ist, über den PC zu telefonieren. Gerade wenn Mitarbeiter im Office-Bereich tätig sind und Messenger oder ähnliche Anwendungen kennen, wird die Umstellung auf die
IP-Telefonie keine Mühen bereiten. Langfristig stehen wir Ihnen mit unserem Support auch bei später aufkommenden Fragen zur Verfügung.

Über den PC telefonieren – unser Fazit

Sie haben erkannt, wie die Umstellung auf IP-Telefonie Ihr Unternehmen voranbringt? Sie suchen gerade nach dem passenden VoIP-Anbieter oder einer geeigneten PC Telefon Software? Bei allen diesen Fragen steht Ihnen PHONEKOM gerne zur Seite. Unsere Experten ebnen Ihnen den Weg zur sicheren und praktischen Telefonie über den PC und alle weiteren Endgeräte. Vereinbaren Sie noch heute ein kostenloses Erstgespräch, um mit uns in die Zukunft der Telefonie durchzustarten.
    Geschrieben: 7. Dezember 2021
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