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Voicemail

Wir von PHONEKOM erklären Ihnen alles Wissenswerte über dieses Thema.
Voicemail
Telefonie
Phonekom Business Communications AG
30. September 2022
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Voicemail – zeitgemäße Kommunikation mit Kunden & Co.

Eine stetige Erreichbarkeit für Geschäftspartner und Kunden wird von jedem modernen Unternehmen erwartet. Außerhalb der Geschäftszeiten ist der Anrufbeantworter in vielen Firmen etabliert, wirkt mit monotonen und unpersönlichen Ansagen jedoch antiquiert. Die Voicemail ist eine zeitgemäße Alternative, mit der auch Sie Ihre betriebliche Kommunikation verbessern können. Unser Artikel erklärt Ihnen, was Voicemails alles können und wie Sie diese technisch unkompliziert in Ihre Firmenkommunikation einbinden.

Inhaltsverzeichnis

  • Voicemail Definition – was ist eine Voicemail?
  • Welche Funktionen bietet mir die Voicemail?
  • Schneller und direkter Service am Kunden
  • Mit Voicemail-to-E-Mail Inhalte sofort griffbereit
  • Was muss mein Unternehmen technisch erfüllen?
  • Von der Voicemail zu United Communcation
  • Von der technischen Einführung zur Schulung
  • PHONEKOM – Ihr Partner für die betriebliche Kommunikation

Voicemail Definition – was ist eine Voicemail?

Voicemails stellen eine technische Weiterentwicklung des traditionellen Anrufbeantworters dar. Sie oder Ihre Mitarbeiter sind in der Lage, eine persönliche Nachricht aufzunehmen, die digital abgespeichert wird. Diese Nachricht wird auf einem Voicemail Server gespeichert und aufgerufen, wenn Sie für einen Anrufenden gerade nicht zu erreichen sind.

Ähnlich wie beim Anrufbeantworter kann der Anrufende eine Nachricht hinterlassen. Diese wird ebenfalls digital abgespeichert und steht Ihnen zum direkten Abrufen zur Verfügung. Dies kann am nächsten Arbeitstag vom Telefon am persönlichen Arbeitsplatz aus sein, genauso wie von unterwegs aus mit dem Smartphone und anderen Devices. Für letztere Funktion sollte die Integration in eine Cloud-Telefonanlage vorliegen, die wir von PHONEKOM gerne für Sie vornehmen.

Welche Funktionen bietet mir die Voicemail?

Nach der bisherigen Voicemail Definition lassen sich nur wenige Unterschiede zur klassischen Nachricht auf dem Anrufbeantworter erkennen. Das Spektrum der digitalen Technologie geht jedoch weit hierüber hinaus und bietet Ihnen eine Vielzahl attraktiver Vorteile und zusätzlicher Funktionen:

1. Keine sequenzielle Abfrage

Bei früheren, analogen Technologien oder einfachen Anrufbeantwortern wurden die Nachrichten der Reihe nach aufgenommen. Zum Abhören hatten Sie alleine die Möglichkeit, dieser Reihe zu folgen. Dies ist bei digitalen Voicemails anders, die als separate Dateien angelegt werden. Diese können Sie einzeln und gezielt abhören, ohne dass es zu einer Verzögerung kommt.

2. Information über Nachricht

Ob und wie viele Nachrichten auf einem Anrufbeantworter eingegangen sind, konnten Sie früher erst beim Blick auf das Gerät oder einem gezielten Anruf herausfinden. Mit der Voicemail-Technologie können Sie zwischen verschiedenen Arten der Information auswählen, die Ihnen direkt nach dem Einsprechen einer Nachricht durch den Anrufenden übermittelt wird. Erhalten Sie beispielsweise eine kurze E-Mail oder lassen Sie sich per SMS über die neue Voicemail-Nachricht informieren.

3. Benutzerdefinierte Ansagen

Die meisten Telefonanlagen bieten Ihnen den großen Vorteil, benutzerdefinierte Ansagen anzulegen. Sie haben somit alle Freiheiten, was die inhaltliche Gestaltung der Voicemails anbelangt. Sprechen Sie diese Ansagen im Vorfeld alle ein und legen Sie anschließend bequem über die Anlage fest, zu welchen Zeiten welche digitale Ansage erfolgen soll. Praktisch, um beispielsweise über einen Urlaub oder eine besetzte Leitung zu informieren.

4. Nutzung zu Informationszwecken

Natürlich muss das Anlegen einer Voicemail nicht den Fokus auf das Hinterlassen einer Nachricht durch den Anrufenden setzen. Genauso finden auf dem Voicemail Server größere Ansagen Platz, mit denen Sie Anrufer informieren. Nutzen Sie die Funktion für eine Service-Hotline, um eingesprochene Inhalte durch Anruf einer bestimmten Rufnummer anzuhören. Dies entlastet Ihren persönlichen Kundenservice und spiegelt Ihre Kompetenz wider.

5. Anlegen von Verteilerlisten

Manche Inhalte lassen sich besser fernmündlich als in einer E-Mail oder Kurznachricht vermitteln. Über eine moderne Voicemail-Telefonanlage können Sie Verteilerlisten erstellen. Sprechen Sie hier einzelne Nachrichten ein, die gemäß Auswahl einer Verteilerliste an verschiedene Personen und Abteilungen übermittelt werden. Je nach System lässt sich eine übermittelte Nachricht sogar als „dringend“ markieren.
Digitaler Arbeitsplatz

Schneller und direkter Service am Kunden

Neben den genannten Einzelfunktionen gibt es übergreifende Eigenschaften, mit denen die Nutzung der Voicemail-Technologie für jedes Unternehmen interessant wird. Alle modernen, digitalen Voicemail-System erlauben es, ein- und ausgehende Nachrichten unabhängig vom Gerät des Nutzers zu managen. Dies bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter mit Ihrem privaten oder beruflichen Smartphone auf die Nachrichten zurückgreifen können.

Ein großer Vorteil, wenn es um Mitarbeiter im gelegentlichen Außendienst geht. Sind diese gerade nicht im Büro und eine Nachricht geht ein, erhalten diese sofort unterwegs eine Information über die Voicemail. Nachdem diese abgehört wurde, lässt sich direkt beim Kunden anrufen und über dessen Wünsche sprechen. Dies wäre bei einem klassischen Anrufbeantworter erst nach Rückkehr ins Büro möglich gewesen.

Auch wenn Ihre Mitarbeiter natürlich ein Anrecht auf Feierabend und Freizeit haben, lässt sich der Kundenservice mit dieser technischen Eigenschaft verbessern. Speziell bei wichtigen Kunden oder Business-Partnern muss keine lange Zeit bis zur Kontaktaufnahme durch Ihr Unternehmen vergehen.

Mit Voicemail-to-E-Mail Inhalte sofort griffbereit

Die Mitteilung, dass eine neue Voicemail eingegangen ist, macht Sie und Ihre Mitarbeiter noch nicht mit den Inhalten der Nachricht vertraut. Dies lässt sich mit der Funktion Voicemail-to-E-Mail ändern, die in vielen Systemen standardmäßig enthalten ist.

Nachdem die Voicemail aufgenommen wurde, wird Sie unmittelbar in eine Audiodatei in den gängigen Formaten abgespeichert. Diese Datei wird per E-Mail auf das Smartphone, Tablet oder einen Computer übermittelt. Hier kann der Empfänger direkt die Inhalte der Voicemail abhören, ohne dass er sie explizit auf dem Voicemail Server aufrufen müsste. Eine weitere Erleichterung, die Ihre Kommunikation mit Kunden und Business-Partnern zusätzlich beschleunigt.

Digitaler Arbeitsplatz

Was muss mein Unternehmen technisch erfüllen?

Wenn Sie einen Voicemail Server in Ihre betriebliche Kommunikation integrieren möchten, reicht im Regelfall die Umstellung auf eine VoIP-Telefonanlage um. Diese ist die zeitgemäße Lösung für Firmen, seitdem ISDN ausgedient hat. Viele ältere Telefonanlagen lassen sich nur noch mittels Adapter als All-IP-Lösung nutzen, weshalb die Umstellung auf eine VoIP-Telefonanlage den deutlich besseren Weg darstellt.

Ähnlich wie bei der gesamten Anlage sollte der Voicemail Server den individuellen, betrieblichen Voraussetzungen genügen. Diese sollten Sie im Vorfeld abklären, damit das System in Speicherplatz und Funktionalität Ihrem Betrieb gerecht wird. Dies hat beispielsweise mit der Anzahl der benötigten Anschlüsse und der technischen Versiertheit der Nutzer zu tun.

Wir von PHONEKOM haben es uns zur Aufgabe gemacht, Firmen die Umstellung auf eine VoIP-Telefonanlage zu erleichtern. Das Thema Voicemails kommt hierbei schnell auf, wobei viele unserer Kunden nichts von der Vielfalt dieser Systeme wissen. Hier teilen wir unser Know-how, damit Sie Ihrer direkten Konkurrenz im Bereich digitale Kommunikation einen Schritt voraus sind.

Von der Voicemail zu United Communcation

Gerade ältere und etablierte Firmen denken die Kommunikation im Betrieb strikt nach

Medium getrennt. Der postalische Austausch, das Führen von Telefongesprächen und die Nutzung von Computern und Smartphones werden als grundlegend verschiedene Bereiche verstanden. Dies hat die Digitalisierung der Wirtschaft und Gesellschaft grundlegend geändert. Das Schlüsselwort heißt: United Communication oder kurz UC.
Das Ziel ist, die Kommunikation per Sprache, über Kurznachrichten (Messaging) und multimediale Wege wie Video-Konferenzen als Einheit zu verstehen. Immer mehr Geräte erlauben es Ihnen, über die Grenzen einzelner Devices und Medien hinaus zu kommunizieren. Voicemails machen diesen Brückenschlag besonders deutlich, sind jedoch nur eine Facette der digitalen Kommunikation.

So können Sie mit einer modernen VoIP-Telefonanlage Chats und Kurznachrichten mit Ihren Mitarbeitern teilen. Genauso können Sie zu einer Audio- oder Videokonferenz einberufen, was nur wenige Klicks und wenig technisches Fachwissen voraussetzt. Was im Kontakt mit Ihren Kunden für einen Top-Service steht, kurbelt den hausinternen Austausch Ihrer Mitarbeiter genauso an.

Digitaler Arbeitsplatz

Von der technischen Einführung zur Schulung

Wir von PHONEKOM wissen aus Erfahrung, dass die Einführung neuer Technologien eine Phase der Einarbeitung voraussetzt. Speziell in kleineren Betrieben, die wenig mit IT und Telekommunikation zu tun haben, können neue Geräte und Funktionen abschreckend wirken. Das Ergebnis: Das große Funktionsspektrum moderner Lösungen wird nur zu einem Minimum genutzt.

Dies möchten wir verhindern, indem wir proaktiv vorgehen. Neben der technischen Einführung steht Ihnen PHONEKOM auch bei der Einarbeitung in die neuen Geräte und Technologien tatkräftig zur Seite. Wir erklären Ihren Abteilungen und einzelnen Mitarbeitern gerne, was es mit Voicemails auf sich hat. Alle technischen Lösungen sind letztlich einfach zu bedienen und werden bereits nach einem Schulungstag sicher beherrscht.

PHONEKOM – Ihr Partner für die betriebliche Kommunikation

Sie haben erkannt, dass Ihr Unternehmen von einem Voicemail Server als Teil einer neuen VoIP-Telefonanlage profitieren kann? Zögern Sie nicht und nehmen Sie Kontakt zu den Experten von PHONEKOM auf. Orientiert an Größe, Branche und Vorlieben Ihres Betriebs erarbeiten wir kommunikative Lösungen, mit denen Sie und Ihre Mitarbeiter schnell zurechtkommen werden.

Sie möchten weitere Funktionen einer modernen VoIP-Telefonanlage kennen lernen? Stöbern Sie durch unsere weiteren Ratgeberartikel oder lassen Sie sich direkt von unseren fachkundigen Mitarbeitern beraten.

    Geschrieben: 30. September 2022
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