Alles Wissenswerte über VoIP-Telefonanlagen
Spätestens seit die Telekom und andere Telekommunikationsanbieter im Jahr 2018 die letzten Analog- und ISDN-Telefonanschlüsse auf Voice-over-IP-Technik umgestellt und die alte Technik abgeschaltet haben, ist eine VoIP-Telefonanlage eine lohnende Investition. Der Grund dafür ist, dass die internetbasierte Telefonie die Integration einer Voice-over-IP-Telefonanlage sehr vereinfacht und darüber hinaus Features bietet, die man bei der ISDN-Technik früher vergeblich gesucht hat. Doch was ist VoIP genau? Wie funktioniert diese Technik und welche Vorteile bietet sie? Dies und mehr erfahren Sie in diesem Ratgeber.
Inhaltsverzeichnis
- Alles Wissenswerte über VoIP-Telefonanlagen
- Was ist VoIP?
- So funktioniert eine VoIP-TK-Anlage
- Voraussetzungen für den Betrieb einer VoIP-Anlage
- Weitere Möglichkeiten für die Nutzung
- Vorteile und Nutzen einer virtuellen Telefonanlage mit VoIP
- Deutliche Kostensenkungen
- Eine VoIP Telefonanlage ist wartungsfrei
- VoIP TK-Anlagen sind benutzerfreundlich
- Voice over IP-Telefonanlagen bieten optimale Sicherheit
- VoIP Telefonanlagen sind flexibel skalierbar
- VoIP-Telefonanlage – gibt es auch Nachteile?
Was ist VoIP?
Das Kürzel „IP“ haben Sie im Zusammenhang mit Internet-Adressen (meist als IP-Adressen bezeichnet) bestimmt schon gehört. VoIP (Voice over IP) bezeichnet eine Technik, bei der die Stimme in Echtzeit digitalisiert und per Internet an einen Gesprächspartner übermittelt wird, wo die digitalen Audiosignale wieder als analoge Töne hörbar gemacht werden. Die Sprache wird also nicht mehr über herkömmliche Leitungen und Vermittlungsstellen übertragen, sondern über Datenleitungen. Diese können wiederum durch das Internet ersetzt werden. Das umständliche Verlegen von herkömmlichen Telefonleitungen und die Strukturierung in Ortsnetzen gehört damit der Vergangenheit an.
Für einen VoIP-Telefonanschluss ist lediglich ein Internetanschluss erforderlich. An diesen kann ein einzelnes VoIP-Telefon angeschlossen werden oder aber eine cloudbasierte VoIP-Telefonanlage über einen Provider. Aus historischen Gründen wird Voice over IP oft auch noch als Internet-Telefonie bezeichnet, obwohl eine solche Benennung heute obsolet geworden ist, da das Telefonieren heutzutage ausschließlich über dasselbe Medium abgewickelt wird, auf dem man seine E-Mails empfängt oder im World Wide Web surft – im Internet.
So funktioniert eine VoIP-TK-Anlage
Eine VoIP-Telefonanlage – in Fachkreisen auch IP-PBX genannt – ist eine Telefonanlage mit den üblichen Vermittlungsfunktionen, die jedoch nicht mit einem herkömmlichen ISDN- oder Analog-Anschluss verbunden ist. Stattdessen werden Gespräche, Anwahlvorgänge, Weitervermittlungen usw. über das Internet abgewickelt. Die Sprachinformationen (oder auch sonstige Töne aller Art) werden in Form von Datenpaketen über ein hauseigenes IP-Netzwerk oder per Internet übermittelt. Für den Gesprächsaufbau (Wahlvorgang und Vermittlung) wird ein spezielles Netzwerkprotokoll namens SIP (Session Initiation Protocol) genutzt.
Aufgrund der Tatsache, dass eine VoIP-TK-Anlage ein hausinternes Datennetzwerk und das Internet nutzt, um sich mit anderen IP-Telefonen zu verbinden, ist keine telefonspezifische Verkabelung mehr erforderlich. An eine VoIP-Telefonanlage können Sie aber durchaus Ihre vorhandenen Analog-Telefone mit einem speziellen Adapter weiternutzen.
Es gibt zwei verschiedene Arten von VoIP-Telefonanlagen. So kann eine lokal (auch Onsite oder On-Premise genannt) installierte Telefonanlage eingerichtet werden, bei der Sie für die Verwaltung, Sicherheit und die technische Verfügbarkeit selbst verantwortlich sind. Es gibt aber auch IP-Telefonanlagen Hersteller, die für Ihr Unternehmen eine gehostete virtuelle Telefonanlage aus der Cloud heraus anbieten. Die Endgeräte beim Anwender (VoIP-Telefone) verbinden sich dann per Internet mit der VoIP-Telefonanlage im Rechenzentrum des Cloud-Anbieters. Die jeweils jedem einzelnen Apparat zugeordnete Telefonnummer mitsamt Durchwahl können Sie selbst über die webbasierte Konsole Ihrer virtuellen Telefonanlage im Browser festlegen und bei Bedarf jederzeit ändern.
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Voraussetzungen für den Betrieb einer VoIP-Anlage
Um per VoIP Telefongespräche führen zu können, ist eine stabile Internetanbindung erforderlich, die allerdings nicht allzu breitbandig zu sein braucht. Pro Sprachkanal kann man mit einem Bedarf von etwa 100 kBit pro Sekunde rechnen. Mit einem sparsamen DSL-Anschluss mit 2 MBit pro Sekunde im Upstream können bei optimalen Bedingungen bereits 20 Gespräche gleichzeitig geführt werden. Mit einem breitbandigen VDSL-Anschluss mit mehreren hundert MBit/s können Sie bereits ein umfangreiches Callcenter betreiben. Sie sollten jedoch darauf achten, dass der Internetanschluss in Ihrem Haus auch für andere Dinge genutzt werden könnte, was dann zu lasten der VoIP-Telefonie geht. Für Ihre Planungssicherheit empfehlen wir Ihnen, einen Internetanschluss ausschließlich Ihrer VoIP-TK-Anlage zuzuweisen. Alternativ besteht jedoch auch die technische Möglichkeit, in einem Router den Internet-Datenverkehr für die VoIP-Telefonie zu priorisieren. Damit können Sie ausschließen, dass Telefongespräche unterbrochen werden, wenn ein Kollege auf der selben Internetleitung einen großen Download startet oder Videostreams in HD-Qualität anschaut.
Des Weiteren benötigen Sie einen sogenannten SIP-Provider. Dieser wirkt als zentrale Schnittstelle Ihrer VoIP-Telefonanlage und stellt die Telefon-Wählverbindungen „nach draußen“ her. Sie erhalten von Ihrem Anbieter einen oder mehrere Benutzeraccounts, mit denen Sie Ihre Endgeräte (IP-Telefone) konfigurieren, die sich dann unter Ihrem Namen bei der virtuellen Telefonanlage anmelden und Sie als Nutzer legitimieren. Der SIP-Provider stellt also den Service zur Verfügung, der benötigt wird, um über das Internet mit gewohntem Wählverfahren telefonieren zu können.
Als Endgeräte, mit denen der Nutzer telefonieren kann, stehen verschiedene Optionen zur Verfügung. Eine Möglichkeit ist die Anschaffung eines IP-Telefons. Von außen sieht es aus wie ein herkömmliches Telefon (z. B. als Schreibtisch-Ausführung oder ein schnurloses DECT-Telefon). Der Unterschied zu einem herkömmlichen Telefon ist, dass es statt an einem klassischen Telefonanschluss an einem LAN-Port mit dem Internet verbunden wird. Es können aber auch bereits vorhandene Analog- oder ISDN-Telefone für die VoIP-Telefonie weiterverwendet werden. Hierfür muss jedoch zusätzlich ein analoger Telefonadapter (ATA) bzw. ein ISDN-Telefonadapter (ITA) zwischen das Telefon und dem Internetanschluss eingefügt werden, der die älteren Telefone VoIP-fähig macht.
Weitere Möglichkeiten für die Nutzung
Eine Besonderheit für die Nutzung der VoIP-Telefonie stellen die sogenannten Softphones dar. So besteht die Möglichkeit, eine Software auf dem PC oder einem Notebook zu installieren. Damit wird der Nutzer in die Lage versetzt, mit einem Headset per Internet zu telefonieren und ist gleichzeitig über eine zugewiesene Telefonnummer erreichbar. Bekannte Vertreter dieser Programme sind beispielsweise PhonerLite, Linphone oder Zoiper. Diese Programme verbinden sich mit einem persönlichen Benutzeraccount mit dem Provider. Der Vorteil dieser Software-VoIP-Telefone ist die Ortsunabhängigkeit: Der Nutzer ist überall dort, wo ein Internetanschluss zur Verfügung steht, unter immer der selben Telefonnummer weltweit erreichbar. Heute sind natürlich auch entsprechende Apps für Smartphones und Tablet-PCs verfügbar, sodass VoIP auch mobil genutzt werden kann. So ist es z. B. problemlos möglich, eine bestehende VoIP-Telefonnummer, die vorwiegend im Büro oder zu Hause genutzt wird, auch unterwegs auf dem Smartphone zu nutzen.
Gelegentlich wird VoIP-Telefonie verwechselt mit dem Telefonieren über einen Online-Dienst wie z. B. Skype oder vergleichbaren Messengern. Zwar ist es mit solchen Anbietern gegen Aufpreis auch möglich, ins Festnetz zu telefonieren, ansonsten sind die Möglichkeiten aber eher begrenzt. Eine Voice-over-IP-Telefonanlage ist hingegen ein in sich geschlossenes System, für das man nicht zwingend einen Computer mit Telefonie-Software benötigt. Es genügt ein VoIP-Telefon oder ein Smartphone oder Tablet-PC mit einer Softphone-Software, um sich mit der eigenen IP-Telefonanlage zu verbinden.
Von der alltäglichen Nutzung her unterscheidet sich eine VoIP-TK-Anlage im Grunde nicht von einer herkömmlichen Analog- oder ISDN-Telefonanlage. Allerdings bietet eine VoIP-Telefonanlage weitaus mehr Möglichkeiten und Flexibilität in der Nutzung und verursacht deutlich weniger Kosten.
Vorteile und Nutzen einer virtuellen Telefonanlage mit VoIP
Eine virtuelle VoIP TK-Anlage, die Ihnen internetbasiert von einem Anbieter von Cloud-Telefonanlagen zur Verfügung gestellt wird, bieten sowohl gegenüber klassischen Telefonanlagen als auch gegenüber hausintern (On-Premises) eingerichtete IP-Telefonanlagen, die auf einem firmeneigenen Server installiert wird, eine Reihe von Vorteilen. Diese sind auch der Grund dafür, dass virtuelle VoIP-TK-Anlagen sich wachsender Beliebtheit erfreuen. Auch hier gibt es verschiedene IP-Telefonanlagen Hersteller, wobei wir Sie gerne beraten.
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Deutliche Kostensenkungen
Bei der Anschaffung einer hauseigenen Telefonanlage sind Investitionen für Hard- und Software vonnöten: Ein Server und dazugehörige Peripherie muss angeschafft werden, hinzu kommen Softwarelizenzen sowie laufende Kosten für Wartung, Pflege und Administration. Diese Kosten entfallen bei der Nutzung einer virtuellen Telefonanlage. Aus diesem Grunde greifen insbesondere junge Start-ups sowie kleine und mittelständische Unternehmen auf virtuelle Telefonlösungen auf On-Demand-Basis zurück, da hierbei keine Kosten für eine eigene Telefonanlage und geschultes IT-Personal entstehen. Hinzu kommen weitere Kostenvorteile durch kostenlose hausinterne Gespräche, bei denen sich die einzelnen Teilnehmer aber durchaus überall auf der Welt befinden können. Ein weiterer Kostenvorteil entsteht durch den Wegfall kostenpflichtiger Telefonanschlüsse – für den Betrieb ist nur eine ausreichende Internetverbindung notwendig.
Eine VoIP Telefonanlage ist wartungsfrei
Wenn Sie schon einmal eine Telefonanlage betrieben und administriert haben, dann wissen Sie, dass dies eine verantwortungsvolle und zeitintensive Angelegenheit ist. Bei einer virtuellen VoIP Anlage fallen all diese Aufgaben dem Cloud-TK-Anlagenanbieter zu, sodass Sie sich in Ihrem Unternehmen auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Außer der Einrichtung der Rufnummern für Ihre Mitarbeiter brauchen Sie sich um nichts zu kümmern. Wartung und Softwareupdates werden von Ihrem VoIP-Anbieter durchgeführt.
VoIP TK-Anlagen sind benutzerfreundlich
Für die Bedienung und Einrichtung einer virtuellen Telefonanlage benötigen Sie kein langwieriges Handbuch-Studium und es ist auch kein spezielles Fachwissen erforderlich. Sämtliche Einstellungen werden über eine Benutzeroberfläche im Webbrowser vorgenommen. Das Ganze funktioniert wohlgemerkt ortsunabhängig: Sie können von überall her Durchwahlen Ihrer Mitarbeiter koordinieren oder Anrufweiterleitungen einrichten.
Voice over IP-Telefonanlagen bieten optimale Sicherheit
Cloudbasierte Telefonanlagen unterliegen auch heute noch dem verbreiteten Vorurteil, dass sie über fehlende Sicherheit verfügen, was jedoch unbegründet ist, wenn bei der Auswahl des Providers auf bestimmte Kriterien geachtet wird. VoIP-TK-Anbieter innerhalb der EU sind natürlich an die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) gebunden und somit unterliegen die angebotenen Produkte höchsten Sicherheitsstandards. Die technischen Vorrichtungen einer virtuellen VoIP Anlage werden bei bundesdeutschen Anbietern meist auf mehreren Hochleistungs-Rechenzentren innerhalb Deutschlands gehostet und sind dementsprechend abgesichert, sodass eine sehr hohe Verfügbarkeit entsteht.
Oder umgekehrt ausgedrückt: Die Ausfallzeiten belaufen sich in der Regel auf wenige Minuten pro Jahr! Darüber hinaus sorgt der Provider für ständige Sicherheitsupdates. In einer hauseigenen Telefonanlage können all diese Sicherheits- und Verfügbarkeitsmerkmale meist nicht in dem Maße eingehalten werden, wie sie Anbieter von virtuellen TK-Lösungen bieten können. Und natürlich sind VoIP-TK-Anbieter auch im eigenen Interesse gehalten, besten Service und hohe Sicherheitsstandards zu bieten. Kein Anbieter kann es sich leisten, durch einen schlechten Ruf Kunden zu verlieren.
VoIP Telefonanlagen sind flexibel skalierbar
Virtuelle Telefonanlagen mit VoIP können bei Bedarf mit dem Unternehmen mitwachsen. In heutigen expansionsträchtigen Zeiten spielen hohe Flexibilität und freie Skalierbarkeit ein zunehmend wichtige Rolle. So kann aus einem kleinen Betrieb schnell ein großes Unternehmen mit Zweigniederlassungen und Filialen werden. Da ist es natürlich wichtig, dass die IP-Telefonanlage jederzeit an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden können. Dies ist mit einer Voice over IP-Telefonanlage jederzeit gegeben. Rufnummern und spezielle Features wie z. B. Sprachmailboxen können beliebig hinzugebucht oder abbestellt werden, sodass der Nutzer nur für die Anzahl von Nebenstellen zahlt, die auch tatsächlich benötigt werden. Hierbei spielt es auch eine entscheidende Rolle, für welchen IP-Telefonanlagen Hersteller man sich entscheidet.
VoIP-Telefonanlage – gibt es auch Nachteile?
Es soll nicht verschwiegen werden, dass es in Sachen VoIP-Telefonie auch gewisse Nachteile gibt, die man durch passende Nutzung jedoch in der Regel vernachlässigen kann. So ist man bei der Nutzung der VoIP-Technologie immer von einer Internet-Mindestqualität abhängig. Bei einer schlechten Internetanbindung, wie sie z. B. auf dem Lande vorhanden sein kann, leidet auch die Sprachqualität. Hier kann man sich aber mit einer kostengünstigen Netzanbindung per Mobilfunk behelfen, z. B. mit einem LTE-Router. Eine weitere häufige Frage ist die, was bei einem Stromausfall passiert. Ganz klar: Wenn der Strom weg ist, funktioniert auch keine hauseigene VoIP-Telefonanlage mehr. Wenn man jedoch darauf angewiesen ist, z. B. in Notfällen auch bei Stromausfall telefonieren zu können, kann man mit kleinen Notstromlösungen (sogenannten USVs) dafür sorgen, dass die Kommunikationsfähigkeit auch in Notlagen jederzeit erhalten bleibt.
Für alle Fälle der zuverlässigen VoIP-Kommunikation ist PHONEKOM Ihr kompetenter und erfahrener Ansprechpartner. Wir beraten Sie gerne in allen Belangen der modernen Telekommunikation per Voice over IP. Nutzen Sie unser kostenloses Erstgespräch! Wir entwickeln gemeinsam erste Lösungsansätze für Ihr Unternehmen und beraten Sie über die Zukunft der Telekommunikation in Ihrem Haus.
