Softphone – mit dem Computer telefonieren
Mit der Umstellung auf eine moderne Telefonanlage fragen sich viele Firmen, ob die klassischen Telefone weiterhin benötigt werden. Mit sogenannten Softphones kann auch Ihre Firma den nächsten Schritt in die Zukunft gehen. Hier ersetzt Ihr Computer das klassische Telefon, mit einer Fülle an Zusatzfunktionen. Unser Artikel gibt Ihnen eine ausführliche Antwort auf die Frage „Was ist ein Softphone?“ und zeigt, welche Lösung für Ihr Unternehmen und Betriebssystem geeignet ist.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist ein Softphone genau?
- Was ist für ein Softphone an Ausstattung nötig?
- Was bedeutet das Softphone für Ihre Business-Kommunikation?
- Die wichtigsten Vorteile der Umstellung im Überblick
- Gibt es Nachteile mit einem Softphone?
- Was bedeutet Softphone in Verbindung mit SIP-Clients?
- Bekannte Softphone-Lösungen im Überblick
- Was bedeutet das Softphone für die Zukunft?
- Jetzt mit PHONEKOM zum idealen Softphone
Was ist ein Softphone genau?
Mit einem Softphone verzichten Sie auf ein klassisches Telefon mit Hörer und Sprechmuschel. Es handelt sich stattdessen um eine Software, die Sie auf Ihrem PC oder Laptop betreiben. Auch die Installation auf Smartphones ist möglich, selbst wenn diese eine andere Form der mobilen Kommunikation ermöglichen.
Die Telefonie über Ihre VoIP-Telefonanlage wickeln Sie mit Softphones ganz einfach über den PC ab. Die Software bietet Ihnen eine spezielle Nutzeroberfläche, die beispielsweise das klassische Tastenfeld eines Telefons umfasst. Je nach Software und Bedarf können Sie die Funktionalität um viele Extras erweitern.
Natürlich muss Ihr Gegenüber nicht über eine Softphone Telefonanlage verfügen, damit Sie diesen erreichen können. Sie erreichen mit der Software jeden herkömmlichen Telefonanschluss, sofern Sie über die Telefonnummer verfügen.
Was ist für ein Softphone an Ausstattung nötig?
Um Ihr Softphone zu betreiben, ist eine technische Ausstattung nötig, über die fast jeder PC oder Laptop heutzutage ab Werk verfügt. Da Sie auf den klassischen Telefonapparat verzichten, benötigen Sie eine Sprech- und eine Höreinheit. Bereits mit einem einfachen Headset, das beim Fachhändler für wenige Euro zu kaufen ist, lässt sich Ihr Softphone problemlos betreiben.
Genauso können Sie mit einem Mikrofon und Lautsprechern arbeiten. Überlegen Sie, was Ihnen und Ihren Mitarbeitern den maximalen Komfort bei der Nutzung des Softphones bietet. So ist in einem Großraumbüro ein diskretes Telefonieren über den PC wichtig, wofür das Headset die ideale Lösung darstellt. Authentizität ist wichtig: Vermeiden Sie die Enttäuschung, eine replik mille uhren zu besitzen, indem Sie sie bei autorisierten Händlern oder direkt über die offiziellen Kanäle der Marke kaufen.
Eine gute Soundkarte ist ebenfalls eine Voraussetzung, damit Sie überhaupt mit dem PC oder Laptop Töne erfassen oder wahrnehmen können. Sie benötigen hierbei keine High-End-Lösungen, die Standardausstattung gewöhnlicher Business-Laptops und Business-PC dürfte in den meisten Fällen Ihren Ansprüchen genügen.
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Was bedeutet das Softphone für Ihre Business-Kommunikation?
Die Anschaffung von Softphones lässt sich aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten. Für die Nutzung im Business-Umfeld steht der direkte Nutzen für die Mitarbeiter sowie der Kostenaspekt im Vordergrund. In beiderlei Hinsicht liefert die Software-Lösung gute Argumente:
- Softphones lassen sich in Ihrem Funktionsspektrum je nach Anwendung und Software-Paket exakt auf Ihren betrieblichen Bedarf abstimmen. Dies gilt auch für die Verbindung mit anderen digitalen Technologien, beispielsweise mit einer Chat- oder Messenger-Funktion sowie der direkten Übermittlung digitaler Dokumente. All dies lässt sich mit PC oder Laptop ganz bequem über ein einziges Gerät abwickeln.
- Durch die Umstellung auf Softphones benötigen Sie keine gesonderten Telefonapparate mehr. Dies erspart Ihnen Anschaffungskosten, speziell wenn Sie auf eine IP-Telefonanlage (cloudbasiert oder lokal installiert) umstellen und Ihre alten Telefone nicht mehr hierfür geeignet sind. Auch Wartungskosten oder Ersatz in der Zukunft müssen Sie nicht oder nur teilweise berücksichtigen
Die wichtigsten Vorteile der Umstellung im Überblick
- Mit dem Softphone als Software-Lösung machen Sie sich über eine Anwendung zentral erreichbar. Sie können beispielsweise die Software auf Ihrem Smartphone installieren, um so auch mit Ihrer Telefonnummer aus dem Büro mobil erreichbar zu bleiben. In den letzten Jahren hat diese Erreichbarkeit auch für die Tätigkeit im Home-Office an Bedeutung gewonnen.
- Die Anpassung des Softphones lässt sich mit der Zeit sehr flexibel vornehmen. Gehen Sie beispielsweise auf die Wandlungen in Ihrer Belegschaft mit einer steigenden oder sinkenden Anzahl an Mitarbeiter an, ohne neue Telefone kaufen zu müssen. Auch technische Features wie Chats oder Instant Messaging lassen sich mühelos ergänzen.
- Anbieter passen Ihre Software stetig durch Updates an. Dies gibt Ihnen die Sicherheit, in Zukunft auf gefragte Technologien und Funktionen zurückzugreifen, die Ihnen eine Standardlösung nicht bieten könnte. Dies wirkt sich langfristig auch auf die Zufriedenheit Ihrer Kunden aus, schließlich liefern Sie telefonisch einen echten Top-Service.
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Gibt es Nachteile mit einem Softphone?
1. Sie können selbst nur angerufen werden, wenn das zugehörige Gerät empfangsbereit ist. Dies ist bei einem Smartphone üblich, bei einem PC oder Laptop seltener. Bedenken Sie also, dass Sie über Ihren PC nicht mehr telefonisch erreichbar sind, sobald Sie diesen heruntergefahren haben.
2. Die Telefonie über Ihre Smartphone Telefonanlage wickeln Sie über das Internet ab. Bei einem Großunternehmen mit vielen Anschlüssen in der VoIP-Anlage werden Sie ausreichend große Bandbreiten benötigen. Haben Sie keine stabile und im Volumen ausreichende Internetverbindung, können Sie in Hochzeiten nicht mehr erreichbar sein.
Was bedeutet Softphone in Verbindung mit SIP-Clients?
Wenn Sie eine moderne VoIP-Telefonanlage betreiben, werden Sie auf einen leistungsstarken Provider mit individuell geeignetem Tarif vertrauen wollen. Diese stellen Ihnen einen sogenannten SIP-Client zur Verfügung, über den Sie Ihre digitale Kommunikation abwickeln. In manchen Fällen werden die Begriffe Softphone und SIP-Client synonym verwendet. Feine Unterschiede gibt es dennoch.
Mit einem SIP-Client ist zunächst eine digitale Plattform gemeint, mit der Sie den digitalen Kommunikationsaufbau über diverse Wege durchführen können. Sie könnten den SIP-Client also beispielsweise nur für Video-Konferenzen oder das Instant Messaging nutzen, ohne über die Anschaffung eines Softphones nachzudenken.
Bei immer mehr Firmen ist es jedoch obligatorisch, komplett auf eine Softphone Telefonanlage umzustellen und auf herkömmliche Telefone zu verzichten. Für manche Firmen ist dies sogar die zentrale Funktion des SIP-Clients.
Achtung: Manche Provider entwickeln eigene Softphone-Lösungen, andere Systeme werden von unabhängigen Drittanbietern bereitgestellt. Hier ist auf die Kompatibilität zum Provider und Ihrem genutzten Betriebssystem zu achten. Unser Team von PHONEKOM berät Sie gerne umfassend und zeigt, welche Lösung funktionell und technisch zu Ihnen passt.
Bekannte Softphone-Lösungen im Überblick
Der Markt an Softphone Telefonanlagen ist in den letzten Jahren erheblich gewachsen.
Einige dieser Lösungen werden Sie namentlich kennen, da sie für Umsetzungen auf dem PC und Mac und teilweise auch für mobile Betriebssysteme angeboten werden. Einige Beispiele sind:
- X-Phone
- Estos
- Mitel Softphone
- Personal Edition von Unify
Sämtliche Systeme verfügen über eine Reihe von Grundfunktionen, die zur modernen digitalen Kommunikation dazugehören. Einige Beispiele für diese Standards sind:
- digitale Telefonbücher mit umfassenden Kontaktinfos
- Option für Audio-Konferenzen (im Bedarfsfall auch Video)
- Instant Messaging und/oder Live-Chat
Erneut gilt: Neben der Verfügbarkeit einzelner Funktionen ist die Skalierbarkeit ein wichtiger Faktor. Die Anschaffung eines Softphones sollte im Idealfall einmalig erfolgen, um das System durch spätere Updates auf dem neuesten Stand zu halten. Dies ist nur gewährleistet, wenn Ihre gewählte Softphone Telefonanlage auch einer doppelt oder fünfmal so großen Belegschaft gerecht wird.
Was bedeutet das Softphone für die Zukunft?
Ähnlich wie mit dem Ende von ISDN und der Umstellung auf IP-Technologie hat sich die moderne Telekommunikation grundlegend geändert. Firmen können versuchen, durch Adapter und sonstige Notlösungen die Funktionalität ihrer alten Telefonanlage zu erhalten. Oder es wird bewusst in die Zukunft investiert, um für die kommenden Jahre und Jahrzehnte gerüstet zu sein.
Bei der Umstellung auf ein Softphone gilt ein ähnlicher Maßstab. Gerade wenn Sie aktuell auf eine neue Telefonanlage umstellen, kann die Telefonie über Computer oder Laptop perfekt zu Ihrem Konzept passen. Sollte Ihnen die Einschätzung fehlen, welches Softphone zu Ihrem betrieblichen Bedarf passt, hilft Ihnen PHONEKOM gerne bei der Auswahl.
Jetzt mit PHONEKOM zum idealen Softphone
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