Wie sollte ein Übergang zur IP bzw. Cloud-Kommunikation aussehen?
Durch die Digitalisierung und die IP- oder Cloud-Kommunikation ergeben sich für Unternehmen viele Vorteile. Damit die digitale Transformation gelingt, ist ein planvolles und strukturiertes Vorgehen zu empfehlen. Eine schlecht geplante Umstellung auf VoIP kann viele Probleme verursachen. Im folgenden Beitrag zeigen wir Ihnen, wie der Übergang zur IP- beziehungsweise Cloud-Kommunikation und die Implementierung einer IP-Telefonanlage oder einer Cloud-Telefonanlage gelingt.
Inhaltsverzeichnis
- Definition der Ziele
- Roadmap aufstellen und Priorisierung festlegen
- Definition der Ziele
- Roadmap aufstellen und Priorisierung festlegen
- Netzwerkanalyse durchführen
- Implementierung der gewählten Lösung
- Optimierungen, Upgrades und andere Feinarbeiten durchführen
- Projektabschluss und Durchführung eventueller Nacharbeiten
Definition der Ziele
Erster Schritt des Übergangs zur digitalen Kommunikation ist, sich über die Zielsetzung klar zu werden. Die Zielvorstellungen sollten klar definiert sein. Fragen Sie sich als Unternehmer, wie die digitale Kommunikation in Ihrem Unternehmen zukünftig aussehen soll. Wo und mit welchen Endgeräten sollen Ihre Mitarbeiter erreichbar, welche Anwendungen verfügbar und welche Unified-Communications- oder CTI-Lösungen nutzbar sein? Erst wenn diese Fragen geklärt und die gewünschten Funktionen identifiziert sind, kann die Auswahl einer geeigneten IP-Telefonanlage oder eines Anbieters einer Cloud-Telefonanlage erfolgen. Die gewählte Lösung integriert entsprechend der Zielsetzung Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM-Systeme), bietet Call-Center-Funktionen oder ermöglicht Chats und Videokonferenzen an beliebigen Orten und mit unterschiedlichen Endgeräten.
Roadmap aufstellen und Priorisierung festlegen
In den seltensten Fällen lässt sich der Übergang zur digitalen Unternehmenskommunikation und die Umstellung auf eine IP- oder Cloud-Telefonanlage in einem einzigen Schritt bewältigen. Es ist daher notwendig, die Einführung bestimmter Funktionen zu priorisieren und eine Roadmap zur Implementierung der Cloud- oder IP-Telefonanlage aufzustellen. Bei allen technischen Abhängigkeiten dürfen die Mitarbeiter auf dieser Roadmap nicht vergessen werden. Sie sind frühzeitig einzubinden und mitzunehmen, um sie auf die anstehenden Veränderungen ihrer täglichen Arbeit vorzubereiten. Schließlich ist der Erfolg der Digitalisierung stark von der Akzeptanz der Mitarbeiter abhängig.
Definition der Ziele
Erster Schritt des Übergangs zur digitalen Kommunikation ist, sich über die Zielsetzung klar zu werden. Die Zielvorstellungen sollten klar definiert sein. Fragen Sie sich als Unternehmer, wie die digitale Kommunikation in Ihrem Unternehmen zukünftig aussehen soll. Wo und mit welchen Endgeräten sollen Ihre Mitarbeiter erreichbar, welche Anwendungen verfügbar und welche Unified-Communications- oder CTI-Lösungen nutzbar sein? Erst wenn diese Fragen geklärt und die gewünschten Funktionen identifiziert sind, kann die Auswahl einer geeigneten IP-Telefonanlage oder eines Anbieters einer Cloud-Telefonanlage erfolgen. Die gewählte Lösung integriert entsprechend der Zielsetzung Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM-Systeme), bietet Call-Center-Funktionen oder ermöglicht Chats und Videokonferenzen an beliebigen Orten und mit unterschiedlichen Endgeräten.
Roadmap aufstellen und Priorisierung festlegen
In den seltensten Fällen lässt sich der Übergang zur digitalen Unternehmenskommunikation und die Umstellung auf eine IP- oder Cloud-Telefonanlage in einem einzigen Schritt bewältigen. Es ist daher notwendig, die Einführung bestimmter Funktionen zu priorisieren und eine Roadmap zur Implementierung der Cloud- oder IP-Telefonanlage aufzustellen. Bei allen technischen Abhängigkeiten dürfen die Mitarbeiter auf dieser Roadmap nicht vergessen werden. Sie sind frühzeitig einzubinden und mitzunehmen, um sie auf die anstehenden Veränderungen ihrer täglichen Arbeit vorzubereiten. Schließlich ist der Erfolg der Digitalisierung stark von der Akzeptanz der Mitarbeiter abhängig.
Netzwerkanalyse durchführen
Die Implementierung einer IP- oder Cloud-Telefonanlage stellt einige Anforderungen an das vorhandene IP-Netz und die Anbindung an das Internet. Bevor es konkret an die Implementierung gehen kann, ist eine ausführliche Bestandsaufnahme und Analyse der bestehenden Netzwerkinfrastruktur durchzuführen. Fragen, die es in diesem Zusammenhang zu beantworten gilt, sind zum Beispiel:
- Unterstützt das IP-Netzwerk die Priorisierung von VoIP-Verkehr?
- Sind genügend Ethernet-Ports zum Anschluss neuer IP-basierter Endgeräte vorhanden?
- Wie sieht es mit der WLAN-Abdeckung aus?
- Hat die Internetanbindung eine ausreichende Bandbreite für das erwartete Gesprächsaufkommen?
- Gibt es genügende Redundanzen im Netz?
Implementierung der gewählten Lösung
Nach dem Abschluss der Analysephase startet die Implementierung der gewählten Lösung. Sie beinhaltet die Umstellung der bisherigen Telefoninfrastruktur, die Inbetriebnahme der Kommunikationsendgeräte, das Aufspielen von Kommunikationssoftware und Apps auf stationäre oder mobile Geräte und die Implementierung der UC- und CTI-Funktionen. Um die Auswirkungen im Unternehmensalltag während der Implementierung der Cloud- oder IP-Telefonanlage möglichst gering zu halten, sind übergangsweise der Parallelbetrieb neuer und alter Systeme oder hybride Lösungen vorzusehen. Für komplexe Installationen empfiehlt es sich, die Expertise und Unterstützung externer Fachleute hinzuzuziehen.
Optimierungen, Upgrades und andere Feinarbeiten durchführen
Auch eine noch so gut geplante und professionell durchgeführte Implementierung einer IP- oder Cloud-Telefonanlage ist selten perfekt. Im ersten Testbetrieb zeigen sich oft kleinere Mängel, Funktionseinschränkungen oder Probleme. Beispielsweise sind Optimierungen der Netzwerk- oder Geräteeinstellungen vorzunehmen, Upgrades einzuspielen oder individuelle Konfigurationen anzupassen, bis die Lösung den gewünschten Funktionsumfang fehlerfrei abdeckt.
Projektabschluss und Durchführung eventueller Nacharbeiten
Sind die definierten Ziele erreicht, kann das Projekt abgeschlossen und die Cloud- oder IP-Telefonanlage in den Wirkbetrieb übergehen. Sollte sich herausstellen, dass bestimmte Funktionen oder Anforderungen bei der Definition der Projektziele vergessen wurden oder dass der technologische Fortschritt während der Projektdurchführung neue digitale Kommunikationsmöglichkeiten und -funktionen bereitstellt, sind eventuell Nacharbeiten erforderlich. Schließlich zeigt sich erst in der Praxis, ob die Cloud-Telefonanlage oder die IP-Telefonanlage alle Erwartungen an eine moderne, digitale Unternehmenskommunikation erfüllt.
