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Die (R)evolution des Arbeitsplatzes: das Büro wird endgültig digital

von Holger Schäfer

Die (R)evolution des Arbeitsplatzes: Das Büro wird endgültig digital

Der Arbeitsstil hat sich – nicht zuletzt beschleunigt durch Corona – in den letzten Jahren verändert. Das Büro wird digital: Verursacht durch den demographischen Wandel und die technologischen Entwicklungen verwandelt sich das moderne Büro in eine komplexe und dynamische Umgebung. Die IT-Abteilungen der Unternehmen sehen sich mit der Herausforderung konfrontiert, sowohl aktuelle Systeme instandzuhalten als auch effektivere, prozessoptimierte Workflows zu ermöglichen. Es ist inzwischen entscheidend für den Geschäftserfolg, die passenden (Software-)Tools für die Zusammenarbeit von Teams (Collaboration) einzusetzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu erfüllen.

Der Arbeitsplatz verändert sich

Der moderne Arbeitsplatz ist im Vergleich zu früheren Zeiten kaum wiederzuerkennen und entwickelt sich dynamisch weiter. Fest vorgegebene Standardarbeitszeiten wie noch vor 20 Jahren werden immer weniger: Flexibilität in Ort und Zeit sind gefragt. Die IT-Abteilungen der Unternehmen müssen (Software-)Tools und Arbeitsgeräte an die Bedürfnisse einer immer mobiler werdenden Arbeitnehmerschaft anpassen, die es in naher Zukunft gewohnt sein wird, die halbe Arbeitswoche außerhalb des Büros zu verbringen –  das digitale Büro hat in die Arbeitswelt endgültig Einzug gehalten.

Für die IT-Branche bringt der Trend zum flexiblen Arbeiten zusätzliche Herausforderungen mit sich und kann dazu führen, dass Zeit, die für innovative Projekte verwendet werden könnte, nun neu zugewiesen wird. Da die Arbeit von zu Hause aus, an externen Standorten und unterwegs erledigt wird, sind Cafés der zweitbeliebteste Ort zum Arbeiten. Dies führt dazu, dass neue externe Geräte und Netzwerke in die Unternehmenssysteme gelangen, was Unternehmen angreifbar machen kann. Hinzu kommt die riesige Zahl der vernetzten Arbeitsgeräte (PC, Notebook, Tablet, etc.), die für Arbeitsaufgaben verwendet werden und die bis 2025 voraussichtlich fast 40 Milliarden erreichen werden, was die Aufgabe, die Geräte instandzuhalten, zu aktualisieren und zu sichern, noch komplexer und zeitaufwändiger macht.

Ein vollständig virtueller Arbeitsplatz wird immer mehr zur Realität – und mit ihm der Bedarf an leistungsfähiger Konnektivität. Um über verschiedene Standorte und Arbeitszeiten hinweg produktiv zu bleiben, sind Unternehmen darauf angewiesen, dass ihre IT-Abteilungen Funktionen bereitstellen, die eine effektive Zusammenarbeit und Kommunikation unterstützen (Collaboration-Tools). Ohne sie dauert die Arbeit einfach länger und die Ergebnisse leiden.

Die digital vernetzte Generation

Der Wandel am Arbeitsplatz geht über die Grenzen von Ergonomie und Loftstyle hinaus. Jüngere Generationen treten in Scharen in die Arbeitswelt ein und sind die Vorreiter der digitalen Revolution.

Im Jahr 2025 werden die Millennials und die Generation Z, d. h. die zwischen Anfang der 1980er und Anfang der 2010er Jahre Geborenen, einen bedeutenden Teil der Arbeitnehmer ausmachen. Diese Generationen sind in einer Welt aufgewachsen, in der das Internet, intelligente Geräte und sofortige Konnektivität allgegenwärtig sind. Diese für sie „natürlichen“ Lebensbedingungen und -gewohnheiten erwarten sie selbstverständlich ebenfalls am Arbeitsplatz in Form eines digitales Büros.

Die Häufigkeit und Vorliebe für die Kommunikation variiert je nach Generation. Millennials zum Beispiel vermeiden häufig den persönlichen Kontakt am Arbeitsplatz. 55 % bevorzugen Online-Messaging-Software und fast ein Drittel kommunizieren per E-Mail. Hinzu kommt. Dass für die Generation Z die Häufigkeit der Kommunikation entscheidend ist. Zwei Drittel geben an, dass sie regelmäßiges Feedback von ihrem Vorgesetzten brauchen, um ihren Job gut zu machen. Für die IT-Abteilung bedeutet dies, dass sie einen einfachen Weg finden muss, diese unterschiedlichen Präferenzen in der Prozessoptimierung zu berücksichtigen, um ein Maximum an Produktivität und Integration zu gewährleisten.

Team am digitalen Arbeitsplatz

Der Wettlauf um die Vorreiterrolle

Diese Veränderungen haben eine Flut von Anwendungen und Kommunikationskanälen mit sich gebracht, die sich negativ auf die Produktivität auswirken können. Die Verwendung unterschiedlicher Systeme bremst ein Unternehmen aus. Wenn die Systeme nicht miteinander kompatibel sind, kann die Übertragung von Daten und Wissen von einem Programm zum anderen oder von einer Person zur anderen mühsam sein. Und für die IT-Abteilungen dauert es noch länger, die Verwaltung und die Schulung für die Nutzung der Systeme aufrechtzuerhalten.

Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter von der überwältigenden Anzahl von Kanälen nicht gerade begeistert sind. Fast ein Viertel der IT-Fachleute hat festgestellt, dass die verfügbaren Kommunikationsoptionen die Mitarbeiter überfordern können. Außerdem wird es dadurch schwieriger und zeitaufwändiger, den Überblick über Informationen zu behalten, da man lange auf verschiedenen Plattformen suchen muss, um die benötigten Details zu finden. Die Lösung ist einfach: ein einziges, leicht zu bedienendes (Software-)Tool.

Die heutigen IT-Abteilungen sind mehr denn je gefordert und stehen deswegen unter enormen Druck. Angefangen bei den wachsenden Anforderungen der Mitarbeiter bis hin zu den unterschiedlichen Systemen ist das tägliche Arbeitspensum sowohl komplex als auch zeitaufwändig. Die Suche nach einer Lösung, die die Kommunikation auf einer Plattform für das gesamte Unternehmen vereinheitlicht, erleichtert den IT-Abteilungen die Administration ihrer Systeme. Das bedeutet, dass sie ihre Zeit für innovative, zukunftsweisende Projekte nutzen können, während die Produktivität der Mitarbeiter insgesamt gesteigert wird. Darüber hinaus kann die IT-Abteilung zum Unternehmenswachstum beitragen und erhält zusätzliche Flexibilität bei der Implementierung neuer Systeme.

Die Zukunft ist jetzt!

Die moderne Arbeitswelt bietet viele spannende Möglichkeiten, und das Zusammenspiel von Ideen und Wissen ist unerlässlich, um darauf zu reagieren. Die richtigen Kommunikationssysteme können eine Arbeitsumgebung schaffen, die nicht nur eine außergewöhnliche Kundenerfahrung bietet, sondern das Unternehmenswachstum in der heutigen schnelllebigen, dezentralisierten Umgebung unterstützt. Es gilt: für mobile Mitarbeiter können bis zu drei Stunden pro Woche verloren gehen, wenn sie keine Unified Communications- und Collaboration-Tools nutzen!

Wir bei PHONEKOM verstehen den Druck, unter dem Sie stehen. Unsere Unified Communications and Collaboration (UC&C)-Lösungen unterstützen IT-Abteilungen und geben Ihnen die Möglichkeit zu entscheiden, welche Systeme verfügbar gemacht werden und wie sie eingeführt werden sollen. Sie können wählen zwischen On-Premise, Cloud oder Hybrid, können entscheiden, wann Sie aufrüsten und welche Systeme Sie welchen Mitarbeitern zur Verfügung stellen.

Wir arbeiten mit Ihnen zusammen, um Ihre individuellen Anforderungen herauszufinden, bevor wir genau passende Lösungen mit Ihnen gemeinsam entwickeln. Unser Ansatz ist flexibel und agil, und wir arbeiten innerhalb Ihres bestehenden Netzwerks – mit nahtloser Integration, um technische Komplexität zu beseitigen und die Einführung zu vereinfachen. Wir helfen Ihnen, Ihr Geschäft voranzutreiben.

Finden Sie heraus, wie Sie der (R)evolution am Arbeitsplatz mit UCC-Lösungen von PHONEKOM umsetzen können.

Phonekom Ratgeber
Telefonanlage für Unternehmen
Geschrieben: 7. August 2022
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