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Unified Messaging – auch für Ihr Business interessant

Wir von PHONEKOM erklären Ihnen alles Wissenswerte über dieses Thema.
Unified Messaging – auch für Ihr Business interessant
Cloud Telefonanlage
Phonekom Business Communications AG
14. November 2022
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Unified Messaging – auch für Ihr Business interessant

Die elektronische Kommunikation ist in jedem Unternehmen zum Standard geworden. Dies führt nicht automatisch zu einem verbesserten Austausch von Mitarbeitern und Kunden. Durch eine Vielzahl von Kommunikationskanälen und Geräten ist ein reibungsloser Ablauf nicht gewährleistet.

Im Falle der schriftlichen Kommunikation, von der E-Mail über das Fax bis zur SMS bietet Unified Messaging einen sinnvollen und effektiven Ansatz. Unser Artikel macht Sie mit dem Konzept vertraut und zeigt Ihnen, wie Sie mit dem richtigen Unified Messaging Anbieter betriebliche Abläufe beschleunigen können.

Inhaltsverzeichnis

  • Was ist Unified Messaging?
  • Individueller Nutzen in jeder Arbeitsumgebung
  • Typische Beispiele im Überblick
  • Was ist der Unterschied zu Unified Communications (UC)?
  • Vorteile von Unified Messaging

1. Was ist Unified Messaging?

Wörtlich übersetzt bedeutet die Bezeichnung ungefähr „zusammengeführter Nachrichten-Versand“. Und tatsächlich geht es um die technische Vereinigung verschiedener Kommunikationskanäle, die auch in Ihrem Unternehmen regelmäßig zum Einsatz kommen dürften. Die Unified Messaging Definition gibt nicht vor, wie viele oder welche Kanäle dies sind. Zu den wichtigsten gehören:

  • E-Mails
  • Voicemails
  • Fax (physisch/digital)
  • SMS
  • Messenger & Chats

Diese und weitere Formen der schriftlichen Kommunikation werden zu einem einheitlichen Unified-Messaging-System oder kurz UMS zusammengefasst. Das Ziel ist, von jedem Ort der Welt aus auf sämtliche Inhalte und Nachrichten zugreifen zu können. Durch eine einheitliche Nutzeroberfläche spielt es keine Rolle, mit welchem Endnutzergerät auf die einzelnen Kommunikationskanäle zurückgegriffen wird. Die SMS ist also genauso wenig auf Handys beschränkt wie der Mailversand auf einen PC oder Laptop.

Vorteile Cloud Telefonie

2. Individueller Nutzen in jeder Arbeitsumgebung

Auch nach Beantwortung der Frage „Was ist Unified Messaging?“ ist manchen Anwendern der direkte Nutzen nicht sofort ersichtlich. Zwar wird die Zusammenfassung der wichtigsten Kanäle über eine zentrale Plattform verstanden. Schnell wird jedoch eine Informationsflut gefürchtet, da ein Filtern der einzelnen Kanäle und Medien nicht mehr möglich scheint.

Die praktische Erfahrung zeigt, dass das Gegenteil der Fall ist. Anwender können den Arbeitsaufwand erkennbar reduzieren und sind für Mitarbeiter und Kunden schneller erreichbar. Besonders von Vorteil ist dies für Mitarbeiter im Außendienst. Um alle wichtigen Kommunikationskanäle im Auge zu behalten, werden sonst zwei bis drei separate Geräte benötigt. Mit einer zentralen Unified-Messaging-Plattform lässt sich ein zentraler Blick über ein einzelnes Gerät wie Smartphone oder Laptop erreichen.

Die Unified Messaging Definition bezieht sich nicht allein auf den Empfang von Nachrichten. Auch die aktive Nutzung der einzelnen Kommunikationsformen unabhängig vom Gerät ist über eine zentrale Plattform möglich. So spielt es für den Mitarbeiter im Außendienst am Laptop keine Rolle, ob er ein Fax, eine SMS oder eine E-Mail an Kunden und Kollegen versenden möchte. Das jeweils gewünschte Medium lässt sich bequem über das System auswählen und nutzen.

3. Typische Beispiele im Überblick

1. Professionelles, digitales Fax-Management

Insbesondere in Wirtschaftsunternehmen und Behörden ist die Nutzung des Fax noch weit verbreitet. Eine Digitalisierung dieser Technologie ist erfolgt, beispielsweise durch Systemfunktionen wie Mail2Fax oder Fax2Mail. Mittels Unified Messaging lassen sich weltweit Faxe empfangen, selbst wenn kein klassisches Faxgerät zur Verfügung steht. Umgekehrt lassen sich vom Laptop oder Smartphone aus Faxgeräte ansteuern, um digitale Faxe auf klassische Weise zu übermitteln.

2. SMS-Versand

Auch wenn im Privatbereich Messenger wie WhatsApp den Versand von SMS größtenteils ersetzt haben, hat die Kurznachricht weiterhin einen großen Nutzen im B2B-Bereich. Die Zwecke reichen von der automatisierten Bestätigung von Terminen über die Abfrage eines Kontostandes bis zur Versendung von Links. Mit einem UMS lassen sich Smartphones ganz einfach per Nummer ansteuern, selbst wenn der Absender seine SMS an einem Laptop, PC oder sonstigen Geräten verfasst.

3. Empfang von Voicemails

Speziell im Außendienst sind Mitarbeiter nicht in jeder Sekunde erreichbar. Gleiches gilt für die Kollegen inhouse, wobei nicht zu jeder Zeit der Anrufbeantworter überprüft wird. Durch Voicemails nutzen Sie eine praktische Alternative zum klassischen AB. Hier sprechen Anrufer ihre Nachricht ein, die unmittelbar in eine MP3-Datei umgewandelt wird. Diese wird an eine vorgegebene E-Mail-Adresse versendet und ersetzt den Anrufbeantworter für Nutzer an Laptop oder PC.

Einfach ausgedrückt: Unified Messaging macht die Kommunikation unabhängig von Ort, Gerät und Format der Nachricht. Es entsteht eine Cross-Plattform-Lösung, die hausintern von großem Nutzen ist und auch den Service am Kunden erkennbar verbessert.

Vorteile Cloud Telefonie

4. Was ist der Unterschied zu Unified Communications (UC)?

Wenn Sie sich mit der modernen, digitalen Kommunikation befassen, werden Sie auf den Begriff Unified Communications oder kurz UC gestoßen sein. Unified Messaging ist ein Teil der UC mit einem Fokus auf die digitale, schriftliche Kommunikation. Hierauf aufbauend können Sie ein größeres System in Ihrem Unternehmen etablieren, das zusätzliche Funktionen jenseits von E-Mail, SMS und Fax bietet. Typische Extras eines professionellen UC-Systems sind:

  • Integration einer leistungsfähigen IP-Telefonie
  • Abhalten von Videokonferenzen unabhängig von Ihrem Device
  • Chats in Realtime und Instant-Messaging-Protokolle

Diese und weitere Anwendungen bringen zusätzliche Vorteile für Ihre betriebliche Kommunikation mit sich. Unsere Experten von PHONEKOM prüfen gerne, von welchem Ansatz Ihr Unternehmen am ehesten profitiert. Hierbei berücksichtigen wir Ihr Budget, die kommunikativen Vorlieben Ihrer Kunden und die aktuellen Kommunikationsstrukturen Ihrer Firma.

5. Vorteile von Unified Messaging

  • Sie vereinen eine Vielzahl der wichtigsten Kommunikationskanäle unserer Zeit in einer zentralen Plattform und machen Inhalte auf einen Blick verfügbar.
  • Sie und Ihre Mitarbeiter sind nicht mehr gerätegebunden, was die Nutzung einzelner Medien anbelangt, z. B. zwingend ein Handy für den SMS-Versand.
  • Als Systemlösung lässt sich durch individuelle Einstellungen ein Profil erstellen, das zu Ihren Vorlieben und den Bedürfnissen der einzelnen Mitarbeiter passt.
  • Durch Technologien wie Voicemail oder Fax2Mail haben Sie die Sicherheit, dass Ihnen keine wichtigen Nachrichten im hektischen Berufsalltag entgehen.
Digitaler Arbeitsplatz

Lohnt der Ansatz für mein Unternehmen?

Der individuelle Nutzen von Unified Messaging hängt von einigen Rahmenwerten Ihrer Firma ab. Grundsätzlich lässt sich sagen: Die Digitalisierung der Kommunikation schreitet privat und geschäftlich voran. Die Grenzen zwischen Festnetz, Smartphone und PC zerfließen zunehmend und sorgen für eine clevere und nützliche Vereinheitlichung. Früher oder später wird sich deshalb jede Firma mit dem Thema Unified Messaging auseinandersetzen müssen.

Wichtiger ist die Frage, welche Art von System zu Ihrem Unternehmen passt. Dies sollten Sie von einer Reihe von Faktoren abhängig machen, beispielsweise:

  • Wie viele Mitarbeiter sind für Sie tätig?
  • Wie viele hiervon arbeiten für Sie regelmäßig im Außendienst?
  • Was sind aktuell die am häufigsten genutzten Kommunikationsgeräte?
  • Welche Vorlieben in der Kommunikation hat Ihre Zielgruppe?
  • Wie viel Budget steht für eine moderne Kommunikationslösung zur Verfügung?

Die Antworten zeigen Ihnen auf, welcher Unified Messaging Anbieter zu Ihnen passen dürfte. Gerne nimmt PHONEKOM diese Analyse für Sie vor und macht Sie mit einer individuell passenden Lösung für Ihren Betrieb vertraut.

Den idealen Unified Messaging Anbieter finden

Ähnlich wie im Bereich UC stehen Ihnen für die Auswahl Ihres UMS verschiedene Anbieter zur Auswahl. Unterschiede in den Tarifpaketen ergeben sich beispielsweise durch den verfügbaren Server- und Speicherplatz. Gehen bei Ihnen täglich Dutzende oder sogar Hunderte Anrufe ein, die als Voicemails zu speichern und versenden sind, haben Sie einen anderen Bedarf als ein Handwerksunternehmen mit einem kleinen Team im Außendienst.

Der ideale Unified Messaging Anbieter passt zu Ihnen in den gebotenen Leistungen und im Preis. Bedenken Sie hierbei immer, dass die Systemlösung Ihre Arbeitseffizienz kurz- und langfristig steigert und hierdurch ein Sparpotenzial entsteht. Sehen Sie deshalb nicht alleine die Kosten, wenn Sie auf eine moderne Systemlösung umstellen.

Digitaler Arbeitsplatz

Technisch auf Unified Messaging einstellen

Apropos Umstellung: Natürlich sollten Sie und Ihre Mitarbeiter möglichst schnell fit in der Bedienung Ihres Unified Messaging Systems sein. Ansonsten bringt das System eine Vielzahl von sinnvollen Funktionen mit sich, die aus Unwissenheit nicht oder laienhaft genutzt werden.

Hier macht sich die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Kommunikationspartner bezahlt. Unser Team von PHONEKOM hilft nicht nur bei der Auswahl und Inbetriebnahme des passenden Systems. Gerne machen wir Sie und Ihr Personal mit den wichtigsten Funktionen vertraut. Am Ende einer solchen Schulung werden Ihre Mitarbeiter erkennen, wie unkompliziert die Nutzung ist. So lohnt sich die Investition in Ihr neues System ab dem ersten Tag.

Digitaler Arbeitsplatz

Mit Profi-Hilfe zur idealen Kombination

Sie möchten mehr zum Thema Unified Messaging oder hierauf aufbauend in Unified Communications erfahren? Zögern Sie nicht und treten Sie mit PHONEKOM ins Gespräch. Wir finden auch für Ihr Unternehmen die passende Lösung und helfen Ihnen, den nächsten Schritt der digitalen Kommunikation zu gehen!
    Geschrieben: 14. November 2022
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