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Unified Communications & Collaboration (UCC)

Wir von PHONEKOM erklären Ihnen alles Wissenswerte über dieses Thema.
Unified Communications & Collaboration (UCC)
Unternehmenskommunikation
Holger Schäfer
31. August 2021
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Was ist Unified Communications & Collaboration (UCC)?

Im Corona-Jahr 2020 hat das zeit- und ortsunabhängige Arbeiten im Home Office oder beliebigen anderen Orten enorm an Bedeutung gewonnen. Gleichzeitig wuchs die Nachfrage und die Notwendigkeit nach standortübergreifender Kommunikation, die ständig verfügbar ist. Unified Communications & Collaboration (UCC) bietet im Gegensatz zu Insellösungen die Möglichkeit, Kommunikation zu bündeln, digitalisieren, zu vereinfachen und effektiver zu machen. Es führt verschiedene Kommunikationskanäle unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche oder Anwendungsumgebung zusammen und ermöglicht VoIP-basierte Gespräche.

Nicht nur in Zeiten einer Pandemie, sondern auch in Hinblick auf eine verbesserte Produktivität und optimierte Geschäftsprozesse ist Unified Communications & Collaboration deshalb ein unverzichtbarer Bestandteil moderner Unternehmenskommunikation.

Was genau Unified Communications & Collaboration (UCC) ist, welche Dienste UCC im Einzelnen beinhaltet und welche Vorteile die einzelnen UCC-Kommunikationsformen bieten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Inhaltsverzeichnis

  • Was bedeutet Unified Communications & Collaboration (UCC)?
  • Was sind die Vorteile von UCC?
  • Der UCC-Client als zentrale Benutzeroberfläche
  • Welche Kernfunktionen vereint UCC?
  • UCC und Cloud-Telefonie
  • Fazit
  • UCC-Systeme bei PHONEKOM

Was bedeutet Unified Communications & Collaboration (UCC)?

Unified Communication heißt wörtlich „Vereinheitlichte Kommunikation“ und bedeutet die Zusammenführung verschiedener Kommunikationskanäle unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche oder Anwendungsumgebung. Die Idee ist, dass mit Unified Communications Medienbrüche bei der Kommunikation entfallen: So können Sie zum einen Ihre Mitarbeiter, Kollegen oder Kunden besser erreichen, zum anderen können Sie Workflows deutlich beschleunigen. Das zweite „C“ in UCC steht deshalb für Collaboration und bezieht sich auf die einfachere Zusammenarbeit verschiedener Mitarbeiter und Arbeitsgruppen, die durch eine Integration der Kommunikationsdienste deutlich optimiert werden kann. UCC hilft also, die Produktivität zu steigern.

Gelegentlich findet man auch die Bezeichnung Real-Time Communication (RTC, übersetzt „Echtzeitkommunikation“). UC kann auch als Erweiterung von Unified Messaging angesehen werden: Unified Messaging bezieht sich nur auf asynchrone Medien (Messengerdienste, Chat, aber auch E-Mail), wohingegen UC auch die Integration synchroner Medien (Telefonie und Live-Video) zum Ziel hat.

UCC-Lösungen sind IP-basiert, das heißt herkömmliche Telefonleitungen sind obsolet, da für die Sprachübertragung bei der VoIP- oder Cloud-Telefonie das Internet genutzt wird.

Das zweite „C“ in UCC steht für Collaboration und bedeutet, dass durch die Integration diverser Kommunikationsdienste die Zusammenarbeit in Arbeitsgruppen verbessert wird. Damit lässt sich erklären, dass heute bereits in vielen Unternehmen Lösungen für Unified Collaboration erfolgreich eingesetzt werden.

MS-Teams und PHONEKOM

Was sind die Vorteile von UCC?

Durch den Einsatz von UCC-Lösungen im Unternehmen wird die interne und externe Kommunikation sowie die gemeinsame Arbeit vereinfacht und verbessert. Das bietet viele Vorteile:

Effizientere Kommunikation

Mithilfe von UCC werden die Kommunikationsprozesse in Ihrem Unternehmen schneller, effizienter und reduzieren überflüssige Kommunikation. Durch die Präsenzanzeige, einer der Kernfunktionen von UCC, sehen Sie direkt, ob Ihr Ansprechpartner erreichbar ist. Damit sparen Sie sich unnötige Anrufe. Per Unified Messaging hinterlassen Sie dem entsprechenden Kollegen eine Nachricht, zu welchem Zeitpunkt und auf welchem Gerät Sie erreichbar sind. Durch die Kollaborationsfunktionen wie „Desktop- und File-Sharing“ lässt sich die Interaktion innerhalb des Teams verbessern. Mitarbeiter können sich schneller austauschen und gemeinsam Präsentationen bearbeiten. Die Produktivität steigt.

Flexiblere Arbeitsgestaltung

Ihre Mitarbeiter nutzen den UCC-Client, auf dem alle Kommunikationsdienste integriert sind, auf unterschiedlichen Endgeräten und sind flexibler. Im Außendienst profitieren sie von einer besseren Erreichbarkeit, unabhängig von Zeit und Ort. Durch die flexible Wahl des genutzten Mediums verbessern Sie außerdem die Reaktionszeit auf Kundenanfragen und erhöhen so die Kundenzufriedenheit. Insbesondere bei UCC-Lösungen aus der Cloud ist die Skalierbarkeit wesentlich einfacher und nahezu uneingeschränkt im Vergleich zu On-Premises-Systemen. UCC-Funktionen können auf allen Endgeräten abgerufen werden.

Verbesserte Kosteneffizienz

Die unterschiedlichen Medien und Kanäle innerhalb der Unternehmenskommunikation verursachen Anschaffungs- und Wartungskosten. Durch die Vereinheitlichung der Medien und Kanäle unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche fallen viele Medienbrüche und die damit verbundenen Kosten weg. Herstellerlizenzen können nicht mehr verfallen, das Unternehmen muss sich nicht mehr um überholte Technik kümmern und hat darüber hinaus immer die neueste Lösung im Haus. Auch vorhandene Hardware kann in eine UCC-Lösung integriert und danach zentral administriert werden, beispielsweise Softphones für VoIP-Telefonie. Hierbei handelt es sich um ein softwarebasiertes Telefon, mit dem man über den PC oder ein Notebook und angeschlossenem Headset telefonieren kann und das sich bestens für Cloud-basierte Unified Communications eignet. Zusätzlich werden durch Video-Konferenzen und Application-Sharing kostspielige Dienstreisen überflüssig.

Zufriedenere Mitarbeiter in allen Altersgruppen

Vorhandene Insellösungen, die sich in einzelnen Abteilungen etabliert haben, werden bei der Einführung einer UCC-Lösung nicht zwangsläufig unbrauchbar. So können z. B. Arbeitsgruppen, die bislang mit Microsoft Teams telefonieren, diesen Dienst problemlos in eine UCC-Lösung einfügen. Das steigert auch die Zufriedenheit älterer und langjähriger Mitarbeiter, weil sie einfacher und effektiver arbeiten können, ohne ihre gewachsenen Kommunikationsstrukturen umstellen zu müssen. Gleichzeitig werden durch UCC auch jüngere Mitarbeiter der Generation Z abgeholt. Dies hilft, junge, gut ausgebildete Fachkräfte zu halten, da sie ihre Arbeit digital, flexibel und agil erledigen können. Durch Kommunikationstools für jede Generation baut UCC eine Brücke zwischen eher traditionell arbeitenden Angestellten und Digital Natives der Generation Z und verbessert damit die Zusammenarbeit der unterschiedlichen Altersgruppen.

Unified Communications - Videokonferenz

Der UCC-Client als zentrale Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche, unter der alle vorhandenen Kommunikationsdienste integriert werden, ist der sogenannte UCC-Client und bildet den Kern der Business-Kommunikation. Mithilfe dieses Managementsystem sind Sie in die Lage, immer das aktuell am besten geeignete Endgerät zum Erreichen des gewünschten Partners zu wählen.

Der UCC-Client ist kein neues technologisches Produkt, sondern vielmehr eine Zusammenlegung bereits vorhandener Kommunikationsarten. UCC sollte jedoch nicht mit Unified Messaging gleichgesetzt werden, denn es ist im Gegensatz zu Unified Messaging weitaus mehr als nur Telefonie, Telefax, E-Mail und SMS in einer Oberfläche, wie man es seit über 20 Jahren von führenden Anbietern wie Unify, Avaya oder Mitel kennt.

Welche Kernfunktionen vereint UCC?

Unified Communications & Collaboration definiert sich durch vier Bestandteile:

1. Medienintegration

Mit der Medienintegration werden bei UCC-Lösungen Text, Audio und Video auf beliebigen Endgeräten in einer Oberfläche zusammengefasst. Unabhängig vom Standort haben Sie so jederzeit Zugriff auf Informationen in unterschiedlichen Formaten. Hierdurch wird der Anwender bei der Verwaltung seiner Kommunikationskanäle und Endgeräte durch UCC entlastet.

Die UCC-Anwendungen stehen für alle IP-Endgeräte wie PC, Smartphone, Laptop oder Tablet zur Verfügung. So erreichen Sie Ihre Mitarbeiter, Partner und Kunden auch von unterwegs. Mit der Instant-Messaging-Funktion können Sie Teamkollegen direkt kontaktieren. Zusätzlich besteht auf dem jeweiligen Endgerät die Möglichkeit, z. B. eine Videokonferenz zu initiieren. Die Steuerung erfolgt durch die Bedienung des einheitlichen UCC-Clients, der sämtliche Medien und Funktionen bündelt.

2. Präsenzanzeige

Die Präsenzanzeige ist ein Hauptbestandteil einer UCC-Anwendung, mit der auf einen Blick sichtbar ist, welcher Mitarbeiter gerade über welches Endgerät erreichbar ist. Dies ist insbesondere dann nützlich, wenn Kollegen eines Teams standortverteilt arbeiten, z. B. im Home Office oder in Außenstellen des Unternehmens. Zudem reduzieren sich vergebliche Kontaktversuche, und die Priorisierung von Kontakten wird vereinfacht. So ist ein Mitarbeiter beispielsweise für Kundenanfragen telefonisch erreichbar, für Anfragen von Kollegen nur per E-Mail und Instant Messaging (IM). Der aktuelle Status ändert sich dabei in der Regel automatisch, z. B. wenn ein Mitarbeiter gerade offline ist oder in den vergangenen Minuten nicht „am Platz“ war. Er kann aber auch manuell eingestellt werden, etwa wenn sich jemand gerade in einem Gespräch befindet oder aus anderen Gründen nicht gestört werden kann oder darf.

3. Integration von Drittanwendungen

Eine weitere Kernfunktion ist die Möglichkeit, Drittanwendung in die UCC-Umgebung zu integrieren bzw. über eine gemeinsame Schnittstelle miteinander zu koppeln. Das heißt, UCC integriert IP-basierte Kommunikationsmittel direkt in die vertraute Benutzeroberfläche gängiger Anwendungen wie beispielsweise in Microsoft Office oder Systemen für Customer Relationship Management (CRM) und Enterprise Resource Planning (ERP). Entscheidend dabei: Die Benutzeroberfläche ist immer dieselbe und bietet Ihnen immer die bestmögliche Orientierung. Alle Funktionen sind unabhängig vom verwendeten Endgerät. Sprach-, Text-, Faxnachrichten und E-Mails landen in einem einheitlichen Posteingang (Unified Messaging). So können Sie sämtliche Anfragen jederzeit beantworten, weiterleiten oder bearbeiten. Zusätzlich können Ihnen durch die Verknüpfung, z.B. bei eingehenden Anrufen, automatisch Kundendaten bereitgestellt werden.

4. Kollaboration

Der vierte Baustein des UCC-Ansatzes ist die Kooperation und Kollaboration mit anderen Personen. Mit UCC können Mitarbeiter oder Projektteams unabhängig vom Einsatzort zusammenarbeiten, beispielsweise eine audiovisuelle Konferenz abhalten oder gemeinsam ein Dokument prüfen und bearbeiten. Dadurch ist es möglich, in kürzester Zeit zu abgestimmten Ergebnissen zu kommen. Typische Kollaborationsfunktionen sind:

  • Videokonferenzen in HD-Qualität

Über einen UCC-Client lassen sich Telefon- und Videokonferenzen mit nahezu beliebig vielen Teilnehmern in hoher Bild- und Tonqualität durchführen. Oft ist nicht einmal die Installation einer speziellen Software erforderlich, da IP-basierte Konferenzen im Browser stattfinden. Externe Konferenzgäste können Sie einfach über eine URL in einer E-Mail einladen.

  • Persönliche Meetingräume

Zu UCC-Lösungen gehören gruppeninterne Meetingräume, die jeder Teilnehmer individuell einrichten kann. Diese privaten Orte können Sie z. B. dafür nutzen, um sich zu Audio- oder Videokonferenzen zu treffen, Kollegen oder Geschäftspartnern eine Präsentation zu zeigen oder Dateien und Bildschirminhalten zu teilen.

  • Teilen von Dateien und Desktop-Inhalten

Mithilfe von File- und Desktop-Sharing können Dokument gemeinsam geprüft und bearbeitet werden. Mit nur wenigen Mausklicks können Sie Ihren Bildschirm mit Ihrem Kommunikationspartner teilen und Dateien per Drag & Drop versenden, ohne dabei die Anwendung verlassen zu müssen.

UCC und Cloud-Telefonie

Eine Cloud-Telefonanlage bietet einem Unternehmen die bekannten Leistungsmerkmale einer Telefonanlage wie individuelle Rufweiterleitungen, Gruppenrufe, Anrufbeantworter, Präsenzanzeigen, Besetztlampenfelder, Fax2Mail und vieles mehr. Darüber hinaus stellen moderne cloudbasierte Telefonanlagen zusätzlich UCC-Services wie Konferenz- und Kollaborationsdienste zur Verfügung. Alle Services lassen sich bequem aus der Cloud beziehen. Mitarbeiter sind überall erreichbar, ohne dass das Unternehmen eigene Hardware oder Server zur Bereitstellung der Cloud-Telefonie betreiben und managen muss. Die Cloud-Telefonanlage und UCC werden einfach als Service gebucht. Für den Zugriff auf die Lösung benötigt der Anwender lediglich Internetzugang. Über einen UCC-Client lässt sich der Arbeitsplatz auf allen Geräten gleich einrichten. Mitarbeiter sind unabhängig davon, wo sie arbeiten, ob im Büro, unterwegs oder im Home Office, unter der gleichen Rufnummer erreichbar.

Unified Communications Collaboration Vorteile

Fazit

Mit dem Einsatz von UCC-Lösungen schaffen Sie die Voraussetzungen für bessere Teamarbeit, interne und externe Kommunikation sowie die Optimierung der innerbetrieblichen Abläufe. Insbesondere die Abschaffung von Medienbrüchen innerhalb der vielfältigen Kommunikationskanäle schafft einen erheblichen Zeitgewinn und sorgt nicht zuletzt dadurch für eine signifikante Produktivitätssteigerung bei teilweise sinkenden Kosten.

UCC-Systeme bei PHONEKOM

Haben Sie Fragen zu diesem Thema oder planen Sie die Einführung eines Unified-Messaging-Systems in Ihrem Unternehmen? Dann beraten wir Sie gerne bei der Planung und führen mit Ihnen gemeinsam die Umsetzung durch. Wir analysieren Ihren Bedarf und bringen Ihre UCC-Kommunikation schnell an den Start. Im Rahmen unseres Full Service optimieren wir die komplette Telekommunikations-Infrastruktur in Ihrem Unternehmen. Nutzen Sie unser kostenloses Erstgespräch!
    Geschrieben: 31. August 2021
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