Digitalisierung – daher ist es wichtig loszulegen
Die Digitalisierung ist voll im Gange. Sie verändert unser tägliches Leben und Arbeiten. Für Unternehmen ist das Gelingen der digitalen Transformation einer der entscheidenden Faktoren, um erfolgreich am Marktzu bestehen. Die Digitalisierung beeinflusst massiv die Art und Weise, wie miteinander kommuniziert wird. Faxe, Geschäftsbriefe, Aktenordner oder analoge Telefonapparate gehören der Vergangenheit an. Digitale Kommunikationsformen wie E-Mail, Messenger, Chats, Videokonferenzen, soziale Medien und die IP-Telefonanlage oder die Cloud-Telefonie bestimmen den Berufsalltag. Im Folgenden Artikel erfahren Sie, wieso die Digitalisierung so wichtig ist und was die Vorteile der digitalen Unternehmenskommunikation sind.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist Digitalisierung und welche digitalen Kommunikationsformen bringt sie mit sich?
- Die Vorteile der digitalen Unternehmenskommunikation
Was ist Digitalisierung und welche digitalen Kommunikationsformen bringt sie mit sich?
Bevor wir konkret auf die Vorteile der Digitalisierung eingehen, möchten wir Ihnen zunächst kurz den Begriff Digitalisierung erklären und einige digitale Kommunikationsformen nennen.
Im ursprünglichen Wortsinn bedeutet Digitalisierung die Umwandlung von analogen Signalen und Werten in digitale Informationen. Im allgemeinen Sprachgebrauch wird der Begriff heute in der Regel für die Vorgänge rund im die digitale Transformation verwendet. Darunter fallen sämtliche durch die Digitalisierung ausgelösten Veränderungsprozesse in der Gesellschaft allgemein, in der Wirtschaftswelt, in der Kultur, Politik und Bildung.
Im Unternehmensumfeld hat die digitale Transformation massive Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse und die Kommunikationsformen. Im Kommunikationsbereich entsteht ein bunter Mix an Kommunikationskanälen. Typische digitale Kommunikationsformen zum Austausch von Text-, Sprach- und Videoinformationen per PC, Laptop, Tablet, Smartphone oder IP-Telefon sind E-Mails, Messenger-Nachrichten, Chats, Blogs, Websites, soziale Medien, IP-basierte Telefonie und Videokonferenzen. Die IP-Telefonanlage und die Cloud-Telefonie nehmen hierbei eine zentrale Rolle ein. Sie integrieren die verschiedenen Kommunikationsformen in einer einheitlichen Anwendungsumgebung und schaffen mächtige Unified-Communications-Lösungen.
Die Vorteile der digitalen Unternehmenskommunikation
Beschäftigt man sich etwas näher mit der Digitalisierung, werden schnell die Vorteile der digitalen Transformation deutlich. Im Folgenden erhalten Sie einen kurzen Überblick über einige wichtige Vorteile digitalisierter Unternehmenskommunikation und moderner technischer Lösungen wie die Cloud- oder IP-Telefonanlage.
Ortsunabhängige Kommunikations- und Arbeitsmöglichkeiten
Die Digitalisierung macht Schluss mit ortsgebundener Arbeit und Kommunikation, bei der das Telefonieren oder der Austausch von Geschäftsinformationen nur mit dem Telefon oder PC im Büro möglich ist. Durch die digitale Transformation entsteht eine umfassende Vernetzung mit orts- und zeitunabhängigen Kommunikationsmöglichkeiten. Eine Cloud- oder IP-Telefonanlage macht Mitarbeiter auf beliebigen Geräten unter der Bürorufnummer weltweit erreichbar. Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner können sich zu jeder Zeit und überall austauschen. Egal, ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs, den Mitarbeitern stehen überall die gleichen Arbeits- und Kommunikationsmittel zur Verfügung. Eine enorme Flexibilität und Geschwindigkeit im Informationsaustausch sind die Folge. Teammitglieder treffen sich in virtuellen Konferenzräumen und arbeiten gemeinsam an Projekten oder Dokumenten, ohne dass sie physisch anwesend sein müssen. Sie sind zu keiner Zeit vom Informationsfluss abgeschnitten. Gleichzeitig profitieren die Mitarbeiter von neuen, flexiblen Arbeitsmodellen.
Höhere Produktivität und Qualität der Arbeit bei reduzierten Kommunikationskosten
Die Kommunikation integriert sich nahtlos in die digitalen Geschäftsprozesse. Intelligente Workflows und automatisierte Abläufe sorgen für eine höhere Produktivität und mehr Effizienz. Aufwendige manuelle Prozesse werden überflüssig und die Geschwindigkeit der Arbeit steigt. Gleichzeitig verbessert sich die Qualität der Arbeitsergebnisse, da die intelligenten, automatisierten Workflows Flüchtigkeitsfehler oder das Vergessen von Arbeitsaufgaben unterbinden. Die durch die Digitalisierung frei gewordenen Arbeitskapazitäten lassen sich für andere Aufgaben einsetzen und tragen zu einer weiteren Produktivitätssteigerung bei. Ein weiterer Vorteil der digitalen Kommunikationsformen sind die durch Flatrate-Modelle und die Internetkommunikation stark gesunkenen Kosten für den nationalen oder internationalen Informationsaustausch per Telefon oder Videokonferenzsystem.
Papierloses Arbeiten im Büro, zu Hause und unterwegs
Die digitale Transformation lässt den lang gehegten Traum vom papierlosen Arbeiten Wirklichkeit werden. Alle benötigten Daten stehen in digitalen Formaten überall zur Verfügung. Papierablagen, Aktenordner, Faxe und Briefe werden überflüssig. Sämtliche Informationen sind digitalisiert und lassen sich in virtuellen Datenräumen einsehen und über digitale Kommunikationskanäle mit anderen teilen.
Optimale Skalierbarkeit der Kommunikationsinfrastruktur
Eine Cloud- oder IP-Telefonanlage bietet eine optimale Skalierbarkeit der Kommunikationsinfrastruktur. Sie lässt sich schnell den sich verändernden Anforderungen der Unternehmenskommunikation anpassen und wächst bei Bedarf mit dem Unternehmen mit. Veränderungen der Anzahl an IP-Nebenstellen sind nicht mehr mit aufwendigen Installationen von Hard- oder Software verbunden, sondern lassen sich in Echtzeit durch einfaches Buchen von Services beim Cloud-Anbieter oder durch Anpassen der Konfiguration der IP-Telefonanlage vornehmen.
Mehr Reichweite durch die Integration sozialer Medien
Soziale Netzwerke sind heute ein wichtiger Bestandteil des Meinungs- und Informationsaustauschs. Indem die digitalen Kommunikationsformen soziale Medien integrieren, sorgen sie für eine enorme Erweiterung der Reichweite der Unternehmenskommunikation und eine erhöhte Sichtbarkeit des Unternehmens. Potenzielle Kunden lassen sich in großer Zahl über die sozialen Medien ansprechen und können bei entsprechendem Interesse über unterschiedliche Kanäle mit dem Unternehmen in Kontakt treten.
Besserer Service für Kunden
Mit ihrer unmittelbaren Nähe zum Kunden ermöglicht die digitale Kommunikation einen besseren Service und schafft ein optimiertes Kundenerlebnis. Eine moderne IP-Telefonanlage und Kommunikationsformen wie Messenger, Chats oder Videokonferenzen unterstützen die Arbeit des Kundenservice, indem sie die Erreichbarkeit verbessern und einen direkten Austausch zwischen Kunden und Unternehmen erlauben. CTI-Lösungen (Computer Telephony Integration) und die Verknüpfung der Cloud- oder IP-Telefonanlage mit CRM-Systemen ermöglichen den Kundenservicemitarbeitern noch vor der Annahme eines Gesprächs direkten Zugriff auf alle wichtigen Kundendaten inklusive der kompletten Kommunikationshistorie. Unnötige Telefonate werden vermieden und Problemlösungen schneller gefunden.