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5 Key Facts für die Auswahl einer Cloud-Telefonanlage

von Holger Schäfer

5 Key Facts für die Auswahl einer Cloud-Telefonanlage

Die IP-Telefonie, also Sprachübertragung über das Internet (auch Voice over IP, kurz VoIP) ist mittlerweile in den meisten Unternehmen angekommen. Stark im Kommen ist aktuell die virtuelle Cloud-Telefonanlage. Dabei verfängt sie nicht nur durch problemlose Skalierbarkeit, einfache Vernetzung mehrerer Standorte und die hervorragende Integration in bestehende IT-Systemlandschaften, sondern fällt vor allem auch durch transparente und günstige Konditionen für große, kleine als auch mittelständische Unternehmen auf. Denn mit der Telefonanlage aus der Cloud sparen Sie bereits bei der Anschaffung.

1. Zahlen Sie nur das, was Sie nutzen – mit einer Telefonanlage aus der Cloud geht das

Da die Einrichtung und Inbetriebnahme der Cloud-Telefonanlage nicht vor Ort beim Kunden stattfindet, sondern zentral im Rechenzentrum durch den Anbieter erfolgt, ist sie für die Kunden sehr komfortabel und meist recht kostengünstig im Vergleich zu aufwendigeren Installationsarbeiten von On-Premises-Anlagen. Sollte doch einmal ein Einsatz vor Ort notwendig sein, z.B. für die Anschaltung einer Klingel oder eines Faxgeräts, wird dies durch den Dienstleister nach tatsächlichem Aufwand berechnet. Oft kann aber auch mittels Telefon- und Onlinesupport dem Kunden bei der Einrichtung geholfen werden. Neben der vergleichsweise einfacheren Einrichtung besteht ein weiterer Vorteil der Cloud-Telefonanlage in der Möglichkeit, Nebenstellen extrem flexibel zu skalieren. Das bedeutet, jede einzelne Nebenstelle kann nach Bedarf hinzugebucht werden. Werden die zusätzlichen Arbeitsplätze nicht mehr benötigt, können diese in vielen Fällen einfach wieder zurückgegeben werden. Schlussendlich zahlen Sie nur das, was Sie auch wirklich nutze (abhängig vom gewählten Vertrags- und Betreibermodell).

2. Serverraum und -miete sparen durch eine Cloud-Telefonanlage

Im direkten Vergleich zur herkömmlichen Telefonanlage benötigt die virtuelle Telefonanlage wesentlich weniger Raum, da kaum Hardware vor Ort benötigt wird – der Voice-Server fällt komplett weg und der ohnehin kostbare Platz im Serverschrank kann problemlos für andere IT-Komponenten verwendet werden. Da das Cloud-Telefonsystem ausschließlich im Rechenzentrum des Anbieters betrieben wird, bleibt den Kunden auch der oft ärgerliche Kabelsalat erspart. Zudem kann die freigewordene Arbeitsfläche im Büro für andere Dinge genutzt werden. Sollten Sie aktuell auf der Suche nach neuen Räumlichkeiten für Ihr Unternehmen sein, kann die Verlegung des TK-Systems in die Cloud sich auch auf die benötigte Quadratmeteranzahl auswirken und zu Einsparungen in diesem Bereich führen.

3. Mit OneNumber Service im Homeoffice erreichbar bei gleichbleibender Qualität und gleicher Rufnummer

Mit einer virtuellen Telefonanlage und dem LeistungsmerkmalOneNumber Service bleibt Ihre Rufnummer auch im Homeoffice dieselbe. Es spielt dabei keine Rolle, von welchem Endgerät aus Sie kommunizieren. Ein großer Vorteil ist, dass selbst unterschiedliche Rufnummern von einem Gerät bedient werden können. Zwar reicht das Mikrofon des Laptops im Grunde genommen aus, um Telefonate in hervorragender HD-Qualität zu führen, jedoch ist für den Gegenüber die Sprachqualität über ein angeschlossenes Headset meist wesentlich angenehmer, weil eventuelle Nebengeräusche durch die Noicecancelling-Technologie nahezu ausgeschlossen werden. Diese filtert die störenden Geräusche einfach heraus. So ist Ihnen ein reibungsloses Telefonat garantiert. Ein wichtiger Aspekt hinsichtlich Kundenzufriedenheit: Eine gestörte Telefonverbindung wirkt auf potentielle Kunden unprofessionell, schnell nervig und manchmal sogar unseriös — und die Konkurrenz schläft bekanntlich nicht. Sie ist tatsächlich nur einen Anruf entfernt.

4. Integration von CRM-Systemen in die Cloud-Telefonanlage

Customer-Relationship-Management-Systeme (kurz: CRM-Systeme) helfen bei der professionellen Verwaltung und Betreuung von Adressen, Interessenten und Bestandskunden. Über sogenannte API-Schnittstellen können die namhaften CRM-Systeme wie z.B. Oracle, Microsoft Dynamics oder Salesforce in die Cloud-Telefonanlage integrieren. Aber auch kleinere Anbieter von CRM-Systemen bieten inzwischen tiefere Integrationsmöglichkeiten an. Dadurch lassen sich tägliche Geschäftsabläufe noch besser verarbeiten. Medienbrüche werden nahezu gänzlich ausgeschaltet. Durch das Zusammenspiel einer Cloud-Telefonanlage mit einem CRM-System lässt sich die tägliche Kommunikation zu Lieferanten, Kollegen und Kunden erheblich verbessern. Die Anwender werden durch zahlreiche, intelligente Funktionen bei wiederkehrenden Aufgaben im Alltag unterstützt. So haben haben sie z. B. direkt bei Anrufeingang wichtige Informationen über den Anrufer vorliegen und können bei Bedarf Aktionen, wie das Auslösen einer Bestellung oder das Aufrufen wichtiger Vertragsinformationen mit nur einem Klick initiieren.

5. Sicherheit

Im Vergleich zur herkömmlichen Telefonanlage bietet die Telefonanlage aus der Cloud meist noch besseren Schutz. Das liegt daran, dass die Server der meisten Anbieter in hochsicheren Rechenzentren hier in Deutschland gehosted werden und entsprechende Sicherheitsstandards haben:

Redundante Infrastruktur:

Zum Schutz vor Ausfällen ist die Infrastruktur des Cloud-Anbieters in der Regel geographisch auf mehr als ein Rechenzentrum verteilt. So wird durch Redundanz eine Backup-Struktur geschaffen, die eine reibungslose und störungsfreie IP-Telefonie gewährleistet.

Verschlüsselung der Kommunikation:

Die genutzten IP-Verbindungen werden verschlüsselt. Meist reicht eine TLS-Verschlüsselung (Transport Layer Security) aus. Noch mehr Sicherheit bietet eine zusätzliche Verschlüsselung mit SRTP (Secure Real Time Protocol). Dieses Verschlüsselungs-Protokoll schützt speziell Audio- bzw. Sprachdaten.

Datenschutzgrundverordnung (DSGVO):

Die meisten Cloud-Telefonie Anbieter erfüllen die Anforderungen der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung). Optimalerweise werden die Daten innerhalb der Europäischen Union gespeichert, so dass die Datenhaltung die Anforderungen der deutschen Datenschutzbestimmungen erfüllt. Abzuraten ist hingegen von Anbietern, die die Einhaltung der DSGVO nicht explizit bestätigen oder deren Server nicht innerhalb der EU betrieben werden.

Phonekom Blog Ratgeber
Phonekom Cloud Telefonie
Geschrieben: 9. April 2020
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