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Digitaler Arbeitsplatz: 9 Vorteile für Ihr Unternehmen

Wir von PHONEKOM erklären Ihnen alles Wissenswerte über dieses Thema.
Digitaler Arbeitsplatz: 9 Vorteile für Ihr Unternehmen
Unternehmenskommunikation
Holger Schäfer
25. März 2022
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Digitaler Arbeitsplatz: 9 unschlagbare Vorteile für Ihr Unternehmen

Die Digitalisierung verändert unser tägliches Leben und Arbeiten und die Art und Weise, wie wir miteinander kommunizieren: Digitale Kommunikationsformen wie E-Mail, Messenger, Chats, Videokonferenzen, soziale Medien und IP-Telefonanlage oder Cloud-Telefonie bestimmen den Berufsalltag. Fax, Geschäftsbriefe, Aktenordner oder analoge Telefonapparate gehören der Vergangenheit an, seit Corona sind auch persönliche Besprechungen vor Ort mit Kunden und im Team selten geworden. Für Unternehmen geht es dabei um weitaus mehr als nur „up do date“ zu sein: Eine erfolgreiche digitale Transformation ist ein entscheidender Faktor, um am Markt zu bestehen.

Wieso digitale Arbeitsplätze so wichtig für den Erfolg Ihres Unternehmens sind und welche 9 Vorteile sich durch eine digitale Kommunikation konkret ergeben, erfahren Sie in diesem Ratgeberartikel.

Was versteht man unter Digitalisierung der Arbeitswelt?

Im engeren Wortsinn bedeutet Digitalisierung die Umwandlung von analogen Signalen und Werten in digitale Informationen. Spricht man heute von Digitalisierung, umfasst der Begriff jedoch weitaus mehr und bezieht sich auf alle Veränderungen, die der digitale Wandel für Gesellschaft, Wirtschaft, Kultur, Politik und Bildung mit sich bringt.

Für Unternehmen wirkt sich digitales Arbeiten auf alle Geschäfts- und Herstellungsprozesse aus und findet auf vielen Kanäle statt: Wir kommunizieren virtuell über PC, Laptop, Tablet, Smartphone oder IP-Telefon, tauschen uns über E-Mails, Messenger, Chats und Kollaborationstools aus. Wir informieren uns und unsere Kunden im Internet, lesen und sehen dort Nachrichten, Blogs, Videos und Tutorials. Wir erhalten Push-Nachrichten und nutzen zum Austausch und zur Zusammenarbeit IP-basierte Telefonanlagen und treffen uns mit Kunden und Kollegen in Videokonferenzen. IP-Telefonanlagen und die Cloud-Telefonie nehmen dabei eine zentrale Rolle ein: Sie integrieren die verschiedenen Kommunikationsformen in einer einheitlichen Anwendungsumgebung und schaffen effektive Unified Communications & Collaboration-Lösungen (UCC).

Digitaler Arbeitsplatz

Welche Vorteile bieten digitale Arbeitsplätze für Unternehmen?

Digitale Kommunikationslösungen und moderne technische Lösungen wie eine Cloud- oder IP-Telefonanlage bieten viele Vorteile:

1. Höhere Produktivität und bessere Qualität

Kommunikation integriert sich nahtlos in digitale Geschäftsprozesse. Intelligente Workflows und automatisierte Abläufe sorgen für eine höhere Produktivität und mehr Effizienz. Aufwendige manuelle Prozesse werden überflüssig und die Geschwindigkeit der Arbeit steigt. Gleichzeitig verbessert sich die Qualität der Arbeitsergebnisse, da intelligente, automatisierte Workflows Flüchtigkeitsfehler oder das Vergessen von Arbeitsaufgaben verhindern. Frei gewordene Arbeitskapazitäten lassen sich für andere Aufgaben einsetzen und tragen zu einer weiteren Produktivitätssteigerung bei.

2. Besserer Service für Kunden

Digitale Tools bieten einen besseren Service, schaffen ein optimiertes Kundenerlebnis und unterstützen die Arbeit des Kundenservice, indem sie die Erreichbarkeit verbessern und einen direkten Austausch zwischen Kunden und Unternehmen ermöglichen.

3. Mehr Reichweite durch soziale Medien

Soziale Netzwerke sind ein wichtiger Bestandteil des Meinungs- und Informationsaustauschs und sorgen für deutlich mehr Reichweite und eine erhöhte Sichtbarkeit des Unternehmens. Potenzielle Kunden lassen sich in großer Zahl über die sozialen Medien ansprechen und können bei entsprechendem Interesse über unterschiedliche Kanäle mit dem Unternehmen in Kontakt treten.

4. Geringere Kosten

Durch Flatrate-Modelle und Internetkommunikation sinken die Kosten für den nationalen oder internationalen Informationsaustausch per Telefon oder Videokonferenzsystem. Eine Cloud- oder IP-Telefonanlage bietet eine optimale Skalierbarkeit der Kommunikationsinfrastruktur und wächst bei Bedarf mit dem Unternehmen mit – ohne aufwendige Installationen von Hard- oder Software.

5. Papierloses Arbeiten

Alle benötigten Daten stehen in digitalen Formaten überall zur Verfügung. Papierablagen, Aktenordner, Faxe und Briefe werden überflüssig. Sämtliche Informationen sind lassen sich in virtuellen Datenräumen einsehen und über digitale Kommunikationskanäle mit anderen teilen.

6. Remote Arbeiten

Alle benötigten Daten stehen in digitalen Formaten überall zur Verfügung. Papierablagen, Aktenordner, Faxe und Briefe werden überflüssig. Sämtliche Informationen sind lassen sich in virtuellen Datenräumen einsehen und über digitale Kommunikationskanäle mit anderen teilen.

7. Mehr Flexibilität

Digitale Kommunikation bietet mehr Flexibilität. Egal, ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs, den Mitarbeitern stehen überall die gleichen Arbeits- und Kommunikationsmittel zur Verfügung. Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner können sich so zu jeder Zeit und überall austauschen.

8. Effektiver (zusammen)arbeiten

Digitale Tools verbessern die Zusammenarbeit und beschleunigen Arbeitsprozesse. Mithilfe von digitalen Kollaborationstools arbeiten Kunden und Kollegen agil an gemeinsamen Projekten, tauschen sich in Videokonferenzen und virtuellen Konferenzräumen aus und präsentieren und diskutieren dort Ergebnisse – ohne dafür physisch anwesend sein zu müssen. Keiner der Beteiligten ist vom Informationsfluss abgeschnitten. Die virtuelle Teamarbeit klappt unabhängig davon, ob Kollegen vor Ort im Unternehmen sind, gelegentlich remote arbeiten oder dauerhaft im Homeoffice sind.

9. Bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf

Die Digitalisierung der Arbeitswelt ermöglicht flexiblere Arbeitszeitmodelle. Familie und Beruf können einfacher verbunden werden, da berufstätige Mütter und Väter auch von zu Hause arbeiten und auf alle wichtigen Programme und Tools zugreifen können.

Videokonferenz

Digitaler Arbeitsplatz: Darauf sollten Sie achten

Die Einrichtung digitaler Arbeitsplätze erfordert die Zusammenarbeit von Personalabteilung, IT-Manager und Unternehmensführung sowie aller Mitarbeiter. Nur wenn die Rahmenbedingen stimmen und alle Beteiligten eingebunden sowie Mitarbeiter aller Altersgruppen mitgenommen werden, gelingt die digitale Transformation.

Implementierung von Self-Service-Tools für Mitarbeiter

Self-Service-Tools unterstützen die Akzeptanz und Ausnutzung neuer Technologien. Arbeitskräfte sollten zum Beispiel in der Lage sein, ohne IT-Unterstützung Konferenzräume zu reservieren, Videokonferenzausrüstung einzurichten und andere Kommunikations- und Kollaborationsaufgaben auszuführen.

Nahtlose Meeting-Erfahrungen

Sitzungsräume sind mit Technologien ausgestattet, die häufig in „Silos“ eingesetzt werden. Dies kann sich störend auf die Meeting-Erfahrung auswirken, besonders, wenn zu Beginn jedes Meetings technische Probleme auftreten. Technologie für Sitzungsräume sollte integriert und benutzerfreundlich sein – und Mitarbeiter einbeziehen, die zu Hause oder unterwegs sind. Bei einem Meeting, das ein einwandfreies, hochwertiges Erlebnis bietet, können Mitarbeiter sofort miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten.

Akzeptanz von Arbeitsplatzmobilität

Jeder Ort kann ein Arbeitsplatz sein. Versicherungssachverständige arbeiten in ihren Fahrzeugen, Vertriebsfachkräfte sind oft an Kundenstandorten tätig und Callcenter- Agenten nehmen Anrufe von zu Hause entgegen. Eine digitale Transformation integriert Arbeitskräfte, die nicht im Unternehmen vor Ort sein können, steigert so die Motivation der Mitarbeiter und hat erhebliche Auswirkungen auf die Produktivität. Vertrauen ist dafür essenziell.

Fazit

Digitale Arbeitsplätze sind mehr als nur eine Notwendigkeit in Zeiten von Corona, sondern wichtig, um als Unternehmen dauerhaft erfolgreich zu sein. Digitale Tools, IP-Telefonanlagen und Cloud-Telefonie ermöglichen und verbessern die Zusammenarbeit von Teams unabhängig von Ort und Zeit, beschleunigen Arbeitsprozesse und steigern die Motivation und Produktivität.

 

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    Geschrieben: 25. März 2022
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