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Ratgeber Cloud-Telefonanlage

Wir von PHONEKOM erklären Ihnen alles Wissenswerte über dieses Thema.
Ratgeber Cloud-Telefonanlage
Cloud Telefonanlage
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Holger Schäfer
12. September 2022
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Ratgeber Cloud-Telefonanlage

Die Cloud-Telefonanlage ist die moderne Alternative zu herkömmlichen Telekommunikationssystemen, die auf klassische Verkabelung und Vermittlungstechnik beruhen. Die Cloud-Technologie im Bereich Unternehmenskommunikation hat sich in den letzten Jahren zu einem strategischen Faktor entwickelt. Unternehmer, die sich für eine cloudbasierte Telefonanlage entscheiden, profitieren von einer Reihe von Vorteilen, von denen maximale Flexibilität und Ortsunabhängigkeit nur die positive Spitze des Eisberges sind.

In diesem Ratgeber-Artikel werden wir einen detaillierten Überblick darüber geben, was Cloud-Telefonie ist, welche Funktionen sie bietet, welche Vorteile sie für Unternehmen bietet, mögliche Nachteile bei der Nutzung, wie die Einführung in sechs Schritten gelingt und häufig gestellte Fragen zur Cloud-Telefonie beantworten.

Was ist eine Cloud-Telefonanlage?

Eine virtualisierte Telefonanlage, auch Hosted PBX (Privat Branch Exchange) genannt, die auf moderner Cloud-Technologie beruht, besteht aus einer softwarebasierten Telefonie-Lösung, bei der keine zentrale, vor Ort (On-Premises) installierte Telefonanlage im herkömmlichen Sinne mehr benötigt wird. Stattdessen werden dem Nutzer sämtliche Funktionen einer virtuellen TK-Anlage aus den Servern eines Cloud-Telefonie-Anbieters per Internet und Voice over IP (VoIP) zugänglich gemacht. Sie benötigen keine herkömmliche Telefonanlage in Ihrem Haus, welche Kosten für Wartung und Administration verursachen könnte. Alle von ISDN-Telefonanlagen gewohnten Funktionalitäten wie Rufnummernzuweisung, Gruppeneinrichtung, Anrufweiterleitungen usw. werden als „Software as a Service“ vom Provider zur Verfügung gestellt.

Das „Herz“ einer Cloud-Telefonanlage bildet eine Softwarelösung, auf die per Internet mit den Endgeräten zugegriffen wird. Dies können stationäre IP-Telefone im Büro, aber auch mobile Geräte wie Tablet-PCs, Smartphones und Notebooks sein.

Die Verantwortung für den störungsfreien und sicheren Betrieb der Cloud-Telefonanlage liegt beim Service-Provider. Sämtliche Einstellungen wie Änderungen oder Hinzufügen von Nebenstellen oder die Schaltung von Anrufweiterleitungen werden in einer Webanwendung im Browser vorgenommen. Innerhalb dieser Online-Anwendung können auf einem Dashboard bei Bedarf alle verpassten und angenommenen Anrufe eingesehen werden.

Cloud Telefonanlage | PHONEKOM

Für wen eignet sich ein cloudbasiertes TK-System?

Eine Cloud-Telefonanlage eignet sich für Unternehmen aller Größenordnungen. Auch mittelständische Unternehmen können sich, vergleichbar wie Großkonzerne mit multinationalen Niederlassungen, die Vorteile einer cloudbasierten Telefonanlage zunutze machen. Ortsunabhängigkeit ist heute wichtiger denn je, denn mit heutigem Arbeiten im Home-Office gestalten Sie mit einer virtuellen IP-Telefonanlage die Erreichbarkeit Ihrer Mitarbeiter so einfach wie noch nie. Als Anwender haben Sie jederzeit die Möglichkeit, die Gesamtzahl aller Nutzer nach Bedarf anzupassen – die notwendigen Ressourcen stellt Ihr Cloud-Telefonie-Anbieter zur Verfügung. Ihr Unternehmen wird größer, und die Telefonanlage wächst einfach mit, ohne dass zusätzliche Kosten für Hardware und Wartung entstehen.

Der Leistungsumfang einer cloudbasierten Telefonanlage überschreitet den einer herkömmlichen Telefonanlage bei Weitem. Klassische Features wie Weiterleiten, Makeln oder Halten eines Gesprächs werden problemlos ergänzt durch Telefonieren mit Softwarelösungen wie z.B. Microsoft Teams. Dadurch kann die Effizienz von Arbeitsgruppen im Unternehmen deutlich gesteigert werden. Insbesondere Standortvernetzungen sind mit einem cloubasierten Telekommunikationssystem wesentlich einfacher zu realisieren als dies mit On-Premises Systemen möglich wäre.

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5 Key Facts für die Auswahl einer Cloud-Telefonanlage - Verlinkung zum Beitrag
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Voraussetzungen für Cloud-Telefonie

Für die Nutzung einer Cloud-TK-Anlage werden lediglich eine stabile Internetverbindung sowie IP-fähige Endgeräte benötigt. Eine entsprechende Hausverkabelung (Cat 5e oder höher) wird für den Anschluss von kabelgebundenen IP-Endgeräten vorausgesetzt. Die benötigte Internet Bandbreite hängt von der Anzahl der Mitarbeiter ab, die an die Cloud-Telefonanlage angeschlossen werden sollen. Pro Telefongespräch sollten ca. 100 kbit/s im Up- und Downstream zur Verfügung stehen. Mit einer 100-Mbit-Anbindung können also bis zu 1.000 Telefongespräche gleichzeitig abgewickelt werden.

Als IP-Telefonie-Endgeräte können vier verschiedene Arten genutzt werden:

  1. IP-Telefone: Dies sind spezielle Telefone, die direkt an das Netzwerk angeschlossen werden und über eine IP-Adresse verfügen. Sie bieten oft eine gute Sprachqualität und eine benutzerfreundliche Bedienoberfläche.
  2. Softphones: Ein Softphone ist eine Software-Anwendung, die auf einem Computer, Laptop oder Smartphone installiert wird und die Funktionen eines IP-Telefons bereitstellt. Die Sprachkommunikation erfolgt über das Mikrofon und die Lautsprecher des Geräts oder über ein angeschlossenes Headset.
  3. Analoge Endgeräte: Es besteht auch die Möglichkeit, herkömmliche Telefone über einen IP-Analog-Wandler an das LAN anzuschließen. Es ist jedoch zu beachten, dass ein herkömmliches Telefon nicht den gleichen Funktionsumfang wie ein IP-Telefon bietet.
  4. DECT-Telefone: Hier handelt es sich um schnurlose Telefone nach DECT-Standard (Digital Enhanced Cordless Telecommunications), die über eine IP-fähige Basisstation mit der Cloud-Telefonanlage verbunden sind. Sie bieten Mobilität und Flexibilität, da sie unabhängig von einer kabelgebundenen Verbindung genutzt werden können.
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Je nach Bedarf und Anforderungen des Unternehmens können auch andere IP-fähige Endgeräte genutzt werden, wie zum Beispiel Videotelefone, Konferenztelefone oder Türsprechstellen.

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Welche Funktionen bietet eine Cloud-Telefonanlage?

Dank der softwarebasierten Technologie haben Cloud-Telefonanlagen von Haus aus viele Unified Communications-Leistungsmerkmale bereits „onboard“ und bieten darüber hinaus eine Vielzahl von Funktionen, von denen die wichtigsten in der nachstehenden Tabelle zusammengefasst sind. 

  • Anruflisten: Auflistung der geführten bzw. verpassten Telefonate eines Telefonanschlusses.
  • Anruf übergeben: Weitergabe eines Gesprächs an einen anderen Teilnehmenden.
  • Anklopfen: Telefonierende während eines laufenden Gesprächs auf einen neuen, eingehenden Anruf aufmerksam machen.
  • Anrufnotizen: Halten Sie relevante Informationen aus einem Telefongespräch in einer Notiz fest.
  • Adressbuch: Zugriff auf Lokale- oder Server-Kontakte. Jeder hinterlegte Kontakt enthält Informationen zu Namen, Abteilung, Telefonnummer, E-Mail Adresse und Faxnummer.
  • Anrufbeantworter: Standardansage oder persönliche Ansage möglich; Empfang eingehender Nachrichten via E-Mail oder Abruf via SIP-Telefon und Web-Interface / Desktop Client.
  • Computer Telephony Integration (CTI): Verbindung mit lokalen EDV-Systemen ermöglicht es, Anrufe vom PC aus zu steuern und Kundendaten im CRM-System automatisch zu öffnen.
  • Callcenter-Funktionen: Statistische Auswertungen und ein umfangreiches Dashboard für den Einsatz im Callcenter.
  • Click2Dial: Verbindungsaufbau aus dem Web-Interface.
  • Do-not-disturb (DND): Eingehende Anrufe werden automatisch abgewiesen (bei Bedarf kann ein Anrufbeantworter geschaltet werden).
  • DTMF-Sprachdialogsystem (IVR): Optimierung eingehender Anrufe mittels automatisierter Anrufannahme.
  • Fax-Integration: Fax2Mail, Web2Fax, herkömmliche Faxgeräte, Fax-Server.
  • Gruppenchat: Tauschen Sie Nachrichten innerhalb einer Gruppe mit mehreren Teilnehmenden aus.
  • Halten: Der gehaltene Gesprächsteilnehmende befindet sich in einer Warteposition und kann nicht mit seinem Gegenüber kommunizieren.
  • Hot Desking: Individuelle Einwahl via Telefon-PIN, wenn sich mehrere Mitarbeitende einen Arbeitsplatz teilen (Vorraussetzung ist ein geeignetes SIP-Telefon).
  • Heranholen / Pick-up: Telefongespräche, die z.B. auf einer anderen Nebenstelle ankommen, können an einem beliebigen Apparat herangeholt werden. Der Teilnehmer muss also nicht an den klingelnden Apparat gehen, um das Gespräch anzunehmen.
  • Instant Messaging: Textnachrichten in Echtzeit versenden.
  • Konferenz: Drei Gesprächsteilnehmer können gleichzeitig miteinander sprechen und die jeweils anderen beiden Teilnehmer hören.
  • Makeln: Gesprächsteilnehmende können beliebig oft zwischen gerade aktiven und gehaltenen Verbindungen hin- und zurückwechseln.
  • Mobilfunkintegration: Smartphones als mobile Nebenstelle nutzen und auch unterwegs unter der Büronummer erreichbar sein.
  • Paralleles Klingeln: Eingehende Anrufe klingeln auf jedem zugewiesenem Endgerät.
  • Parken / Hold: Bietet die Möglichkeit, Telefonate in der Nebenstelle zu „parken“. Der Gesprächspartner hört eine Wartemusik, das Telefonat kann nach Eingabe einer Tastenkombination von einem anderen oder vom selben Telefon weitergeführt werden.
  • Rückfragen: Während eine Verbindung gehalten wird, kann vom selben Telefongerät aus eine neue Verbindung aufgebaut werden.
  • Telefonkonferenzen: Telefonkonferenzen für eine beliebige Anzahl gleichzeitiger Teilnehmer über PIN-geschützte Einwahl.
  • Voicemail: Individuelle Ansage über das Web-Interface oder SIP-Telefon definieren und eingehende Nachrichten via E-Mail empfangen oder via SIP-Telefon und Web-Interface abrufen.
  • Vermittlungsarbeitsplätze: Schnelle und effiziente Vermittlung von Anrufen durch ein komfortables Web-Interface und einer Tastatursteuerung für höchstes Anrufaufkommen.
  • Videocall: Point to point, nur unternehmensintern, Screensharing

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Vorteile einer Cloud-Telefonanlage

Cloud-Telefonie bietet eine Reihe von Vorteilen für Unternehmen, darunter:

  • Skalierbarkeit: Unternehmen können problemlos zusätzliche Leitungen hinzufügen oder reduzieren, um Änderungen in der Mitarbeiterzahl oder der Anzahl der Anrufe zu berücksichtigen.
  • Flexibilität: Mitarbeiter können von überall aus arbeiten, solange eine Internetverbindung besteht. Es ist nicht notwendig, im Büro zu sein, um Anrufe zu tätigen oder entgegenzunehmen.
  • Kostenersparnis: Cloud-Telefonie ist in der Regel kostengünstiger als traditionelle Telefonanlagen, da keine teure Hardware installiert werden muss.
  • Effizienz: Cloud-Telefonie bietet eine breite Palette von Funktionen, die dazu beitragen können, die Effizienz der Geschäftsprozesse zu verbessern.
  • Kontinuität: In der Cloud gehostete Telefonanlagen bieten Kontinuität und Verfügbarkeit im Falle von Stromausfällen, Naturkatastrophen oder anderen unvorhergesehenen Ereignissen.
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Mögliche Nachteile einer Cloud-Telefonanlage

Obwohl Cloud-Telefonie viele Vorteile bietet, gibt es auch potenzielle Nachteile, die Unternehmen bei der Nutzung berücksichtigen sollten. Einige mögliche Nachteile sind:

  • Abhängigkeit vom Internet: Cloud-Telefonie erfordert eine stabile Internetverbindung, um zu funktionieren. Bei schlechter Internetverbindung können Anrufe unterbrochen werden oder die Qualität des Anrufs kann beeinträchtigt sein.
  • Datensicherheit: Bei Cloud-Telefonie werden Daten über das Internet übertragen, was ein potentielles Sicherheitsrisiko darstellen kann. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie sichere und zuverlässige Cloud-Telefonie-Anbieter wählen und geeignete Maßnahmen zur Datensicherheit ergreifen.
  • Abhängigkeit von einem Drittanbieter: Da Cloud-Telefonie von einem Drittanbieter bereitgestellt wird, besteht eine Abhängigkeit von diesem Anbieter. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie sich für einen zuverlässigen Anbieter entscheiden und mögliche Ausfallzeiten und Supportoptionen berücksichtigen.
  • Einschränkungen durch den Anbieter: Einige Cloud-Telefonie-Anbieter können Einschränkungen für bestimmte Funktionen oder Dienste haben, die für das Unternehmen wichtig sind. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie die benötigten Funktionen erhalten und gegebenenfalls nach einem Anbieter suchen, der diese bietet.

Wie die Einführung in sechs Schritten gelingt

Die Einführung von Cloud-Telefonie erfordert sorgfältige Planung und Vorbereitung, um sicherzustellen, dass sie reibungslos verläuft und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden. Hier sind sechs Schritte, die Unternehmen bei der Einführung von Cloud-Telefonie berücksichtigen sollten:

  1. Bedarfsanalyse: Unternehmen sollten ihre aktuellen Anforderungen an Telefonie und ihre zukünftigen Anforderungen evaluieren, um sicherzustellen, dass sie die richtige Lösung auswählen.
  2. Auswahl eines Anbieters: Unternehmen sollten mehrere Anbieter vergleichen und sicherstellen, dass sie die benötigten Funktionen und einen zuverlässigen Service anbieten.
  3. Vorbereitung der Infrastruktur: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Netzwerk- und Internet-Infrastruktur für Cloud-Telefonie geeignet ist.
  4. Schulung der Mitarbeiter: Mitarbeiter sollten geschult werden, um sicherzustellen, dass sie die Funktionen von Cloud-Telefonie effektiv nutzen können.
  5. Implementierung: Die Implementierung von Cloud-Telefonie erfordert eine sorgfältige Planung und Durchführung, um sicherzustellen, dass sie reibungslos verläuft und alle Anforderungen erfüllt.
  6. Support und Wartung: Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie über einen zuverlässigen Support und Wartung für ihre Cloud-Telefonie-Lösung verfügen, um Probleme schnell zu beheben und die Leistung zu optimieren.

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Worauf sollten Sie bei der Auswahl eines passenden Cloud-TK-Anbieters achten?

Bei der Auswahl eines passenden Cloud-TK-Anbieters gibt es einige wichtige Faktoren, auf die Sie achten sollten. Hier sind einige Überlegungen, die Sie bei Ihrer Suche berücksichtigen sollten:

  • Funktionen und Features: Stellen Sie sicher, dass der Anbieter alle Funktionen und Features bietet, die Sie benötigen, um Ihre Geschäftsprozesse effektiv zu unterstützen. Beispielsweise sollten Sie überprüfen, ob der Anbieter Anrufweiterleitungen, Anrufaufzeichnung, Voicemail, Konferenzschaltungen und andere Funktionen bietet, die Ihnen helfen können, Ihre Telekommunikationsbedürfnisse zu erfüllen.
  • Skalierbarkeit: Überprüfen Sie, ob der Anbieter in der Lage ist, sich Ihren Anforderungen anzupassen, wenn sich Ihr Unternehmen ändert oder wächst. Ein flexibler Anbieter sollte in der Lage sein, Ihnen jederzeit zusätzliche Telefonleitungen oder Funktionen hinzuzufügen, wenn Sie diese benötigen.
  • Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit: Stellen Sie sicher, dass der Anbieter eine zuverlässige und störungsfreie Telefonie gewährleistet. Überprüfen Sie, ob er ein redundantes Netzwerk und Notfallpläne hat, um sicherzustellen, dass die Telefonanlage im Falle von Ausfällen oder Störungen schnell wiederhergestellt werden kann.
  • Sicherheit: Überprüfen Sie, welche Sicherheitsmaßnahmen der Anbieter implementiert hat, um sicherzustellen, dass Ihre Daten und Gespräche sicher sind. Stellen Sie sicher, dass der Anbieter die notwendigen Maßnahmen ergreift, um sicherzustellen, dass Ihre Kommunikation vertraulich und sicher ist.
  • Preisgestaltung: Überprüfen Sie die Preisgestaltung des Anbieters und stellen Sie sicher, dass Sie für den Preis, den Sie zahlen, einen guten Gegenwert erhalten. Vergleichen Sie die Preise und Funktionen verschiedener Anbieter, um sicherzustellen, dass Sie die beste Lösung für Ihr Budget finden.
  • Kundensupport: Überprüfen Sie, welchen Kundensupport der Anbieter anbietet. Achten Sie darauf, dass der Anbieter schnelle und kompetente Hilfe bei Problemen und Fragen bietet, um sicherzustellen, dass Ihre Telefonanlage immer betriebsbereit ist.
  • Integration: Überprüfen Sie, ob der Anbieter die Möglichkeit bietet, die Telefonanlage in andere Geschäftsanwendungen und Tools zu integrieren, die Sie bereits verwenden. Eine nahtlose Integration kann Ihnen helfen, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und Ihre Effizienz zu steigern.

Häufige Fragen zur Cloud-Telefonie (FAQ)

Was sind die Hauptunterschiede zwischen Cloud-Telefonie und traditionellen Telefonanlagen

Die Hauptunterschiede zwischen Cloud-Telefonie und traditionellen Telefonanlagen sind:

  • Cloud-Telefonie erfordert keine physische Hardware und Infrastruktur vor Ort, da alles in der Cloud gespeichert und verwaltet wird. Traditionelle Telefonanlagen hingegen benötigen physische Hardware und Infrastruktur, die installiert und gewartet werden muss.
  • Eine Cloud-Telefonanlage bietet mehr Flexibilität, da sie von überall aus zugänglich ist, solange eine Internetverbindung besteht. Traditionelle Telefonanlagen hingegen sind in der Regel auf den Standort beschränkt, an dem sie installiert sind.
  • Cloud-Telefonie ermöglicht es Unternehmen, schnell auf neue Anforderungen zu reagieren, da sie Funktionen und Dienste je nach Bedarf hinzufügen oder entfernen können. Bei traditionellen Telefonanlagen hingegen müssen neue Funktionen oder Dienste physisch installiert werden, was Zeit und Ressourcen erfordert.
Können vorhandene Festnetz-Rufnummern mitgenommen werden?
Rufnummern von anderen Telefonanbietern können problemlos portiert werden, das ist in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben.
Wie sicher ist eine Cloud-Telefonanlage?
Die Sicherheit von Cloud-Telefonie hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Art der verwendeten Cloud-Infrastruktur, der Verschlüsselung von Daten, dem Zugriff auf Konten und Dienste sowie der Identitäts- und Zugriffsverwaltung. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie sichere und zuverlässige Cloud-Telefonie-Anbieter wählen und geeignete Maßnahmen zur Datensicherheit ergreifen.
Wie viel kostet eine Cloud-Telefonanlage?

Die Kosten für eine Cloud-Telefonanlage variieren je nach Anbieter und den benötigten Funktionen und Diensten. In der Regel fallen jedoch monatliche Abonnementgebühren (UCaaS), Mieten und/oder Service-Fees sowie möglicherweise zusätzliche Kosten für Hardware und Installation an. Unternehmen sollten die Kosten sorgfältig prüfen und sicherstellen, dass sie die gewünschten Funktionen und Dienste zu einem angemessenen Preis erhalten.

Fazit

Cloud-Telefonie ist eine flexible und kosteneffektive Lösung für Unternehmen, die ihre Kommunikation verbessern möchten. Es bietet eine Vielzahl von Funktionen und Diensten, die Unternehmen dabei unterstützen, effektiver zu kommunizieren und schnell auf neue Anforderungen zu reagieren. Unternehmen sollten jedoch auch die potenziellen Nachteile berücksichtigen und sicherstellen, dass sie die richtige Cloud-Telefonie-Lösung auswählen und sorgfältig planen und vorbereiten, um eine erfolgreiche Einführung zu gewährleisten.

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    Geschrieben: 12. September 2022
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